Đàm phán và ký kết – Kỹ năng không hề đơn giản

Đàm phán và ký kết hợp đồng là quá trình quan trọng không chỉ trong lĩnh vực kinh doanh mà còn trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Việc thành công trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng đòi hỏi sự thông minh, tài năng, và kỹ năng giao tiếp tốt. Hãy cùng THALIC tìm hiểu về kỹ năng không hề đơn giản này nhé!

Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng

Việc thành công trong quá trình ký kết hợp đồng là bước đệm quan trọng cho sự hợp tác lâu dài. Các bạn có thể tham khảo quy trình đàm phán ký kết hợp đồng dưới đây để sớm đạt được thỏa thuận như mong muốn:

Bước 1: Chuẩn bị

Trước khi bắt đầu một cuộc đàm phán nào, bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng các nội dung sau:

• Tìm hiểu về đối tác

Bạn có thể tham khảo thông tin về đối tác thông qua những người đã từng tiếp xúc với họ hoặc dựa vào các cuộc họp chung giữa hai bên. Bất kỳ thông tin liên quan nào đến họ cũng cần thu thập để hỗ trợ cho việc đàm phán.

• Xác định điểm giới hạn và mục tiêu

Trong tiến trình đàm phán, bạn cần phải đặt ra mục tiêu để đối tác đánh giá những hiệu quả có thể đạt được. Đây là cách để các nhà đàm phán xác định thỏa thuận đó có hợp lý hay không rồi mới đi đến thỏa thuận chung.

• Xác định vấn đề

Bạn cần nêu rõ các vấn đề để các bên tiến hành đàm phán đi đến thống nhất chung như: Tiền cọc, giá bán, thời gian hoàn thành, chiết khấu… Những thông tin này vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo việc đàm phán đạt được hiệu quả như mong muốn của các bên.

• Xác định lợi ích

Lợi ích là yếu tố quan trọng trong quá trình đàm phán. Khi cả hai bên đạt được lợi ích như mong muốn thì quá trình ký kết hợp đồng mới diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Bước 2: Quá trình đàm phán hợp đồng

Trong quá trình đàm phán, các bạn có thể thực hiện các công việc sau:

• Xây dựng mối quan hệ với đối tác

Xây dựng mối quan hệ không chỉ đơn thuần là tìm kiếm lợi ích mà giúp còn chúng ta thiết lập sự tin tưởng với đối tác. Vì thế, ngoài đảm bảo quyền lợi thì bạn cần phải quan tâm đến lợi ích và các mối quan hệ của hai bên để hướng tới sự hợp tác bền vững.

• Trao đổi thông tin

Trong giai đoạn này, hai bên đã hiểu về nhau nhiều hơn và thoải mái chia sẻ những thông tin liên quan đến mục tiêu chung. Thông qua các cuộc nói chuyện, cả hai sẽ biết được mức độ ưu tiên và mong muốn cuối cùng có giống nhau hay không.

Điều quan trọng trong quá trình hợp tác, không chỉ đảm bảo yếu tố lợi ích riêng mà còn tránh mất đi quyền lợi của từng bên. Các điều khoản đã ghi trong hợp đồng cần phải thực hiện cho đến khi kết thúc thời hạn.

Thực chất của việc đàm phán là đáp ứng lợi ích cơ bản mà không phải lúc nào cũng phải là các điều khoản kinh tế. Ngoài ra còn cần phải tôn trọng, lắng nghe, cùng nhau giải quyết các vấn đề để quá trình hợp tác thành công.

• Đưa ra các phương án lựa chọn

Các nhà đàm phán có thể xây dựng và đưa ra nhiều phương án. Mỗi phương án sẽ có điều khoản khác nhau để đối tác tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra quyết định phù hợp.

Bước 3: Tiến hành ký kết hợp đồng

Sau khi hai bên đã đưa ra thống nhất chung thì tiến hành ký kết hợp đồng. Thông thường, hợp đồng sẽ được soạn thảo từ trước để các bên xem xét trước khi đàm phán.

5 chiến lược đàm phán hợp đồng để hạn chế thất bại

Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng, các bạn nên tham khảo một số chiến lược quan trọng sau để tăng thêm cơ hội thành công:

Chiến lược kiểm soát

Kiểm soát cuộc đàm phán về thời gian, địa điểm và tốc độ là một trong những yếu tố giúp bạn tạo ra lợi thế. Khi chủ động, bạn sẽ dễ dàng quyết định thảo luận theo chủ đề mà mình sắp xếp từ trước. 

Chiến lược nhượng bộ

Nhượng bộ là một phần quan trọng trong quy trình đàm phán ký kết hợp đồng. Khi hai bên có quan điểm trái ngược nhau, bạn không nên phản đối ngay. Hãy lắng nghe và đồng tình, sau đó mới dựa vào kinh nghiệm, sự hiểu biết của bản thân để dẫn dắt họ đến điều mà mình đang mong muốn. 

Chiến lược phá vỡ sự bế tắc

Trong quá trình đàm phán, nếu hai bên không đi đến thống nhất chung, bạn có thể nhờ sự giúp đỡ của bên thứ 3. Đôi khi, sự có mặt của bên trung gian sẽ giúp dàn xếp, hòa giải và tránh tối đa nguy cơ đàm phán thất bại.

Xác định phương án thay thế tối ưu

Trong trường hợp đàm phán không thành công, bạn không nên quá lo lắng mà hãy bình tĩnh phân tích để đưa ra hoạt động thay thế. Thậm chí là thương lượng với đối tác để đưa ra hướng đi chung tốt hơn cho cả đôi bên.

Chiến lược chốt hạ

Bạn không nên để cuộc đàm phán kéo dài mà hãy chốt hạ vào thời điểm quan trọng. Nếu bên kia thực sự không muốn hợp tác, bạn hãy tìm kiếm cơ hội bằng những cuộc đàm phán với đối tác khác.

Kết luận

Đàm phán kí kết hợp đồng là một quy trình cần nhiều công sức. Chính vì vậy, việc xử lí tốt khi đàm phán sẽ mang lại lợi ích cho cả 2 bên và tiết kiệm thời gian. Hi vọng qua bài viết trên các bạn có thêm một góc nhìn để quy trình đàm phán diễn ra một cách nhanh chóng và thành công.