Nghệ thuật đàm phán – Đàm phán như thế nào cho hiệu quả?

Đàm phán là một công việc cần nhiều kỹ năng và sự tinh tế. Ngoài những lợi ích mà bản thân mang lại cho đối tác thì việc thuyết phục đối tác với những ý kiến của bản thân cũng đóng một vai trò quan trọng. Chính vì thế, đàm phán có thể coi là một bộ môn nghệ thuật đời sống. Vậy, chúng ta nên làm như thế nào để cuộc đàm phán đạt được hiệu quả?

Tại sao đàm phán là một bộ môn nghệ thuật?

Trước khi đi vào việc làm thế nào để đàm phán hiệu quả, vậy tại sao đàm phán là một kỹ năng cần thời gian luyện tập. Khi đã dùng từ “đàm phán” thì bản chất cuộc trao đổi giữa những người trong buổi đàm phán liên quan đến những vấn đề, những lợi ích lớn và có tính ảnh hưởng lớn. Những từ ngữ, những cử chỉ, phong thái giao tiếp khi đàm phán là những yếu tố vô cùng quan trọng và cần chú ý.

Đàm phán như thế nào cho hiệu quả?

Bạn có thể nâng cao đáng kể hiệu quả của buổi đàm phán qua việc:

1.Chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc đàm phán

Để có một buổi đàm phán thành công, việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bước vào cuộc trò chuyện là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số bước quan trọng bạn cần thực hiện:

• Xác định mục tiêu: Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn định hướng chiến lược đàm phán và đưa ra quyết định phù hợp trong suốt quá trình. Khi xác định được mục tiêu của cuộc đàm phán, bạn sẽ định hướng được những công việc cần làm trong buổi đàm phán.
• Nghiên cứu đối tác: Tìm hiểu thông tin về đối tác đàm phán của bạn, bao gồm nhu cầu và phong cách đàm phán của họ. Việc hiểu rõ đối tác sẽ giúp bạn xây dựng chiến lược phù hợp và tạo dựng thiện chí trong quá trình đàm phán.
• Lựa chọn chiến lược đàm phán: Đây sẽ là kim chỉ nam mà bạn cần thực hiện trong buổi đàm phán. Chiến lược đàm phán cần gắn chặt với mục tiêu và đối tác. Có nhiều chiến lược đàm phán khác nhau mà bạn có thể sử dụng, chẳng hạn như hợp tác, thỏa hiệp, cạnh tranh và thuyết phục.
• Chuẩn bị các phương án dự phòng: Hãy dự tính những trường hợp có thể xảy ra trong quá trình đàm phán và chuẩn bị các phương án dự phòng phù hợp. Đàm phán về bản chất là một cuộc giao tiếp. Chính vì vậy, những phản hồi trong buổi đàm phán cần đưa ra rất ngắn và chính xác. Việc có các phương án dự phòng sẽ giúp bạn linh hoạt trong việc xử lý các tình huống bất ngờ và đạt được mục tiêu của mình.
• Chuẩn bị tinh thần: Tinh thần có thể được trui rèn qua những trải nghiệm. Tuy nhiên, nếu là những lần đầu tiên bước vào một cuộc đàm phán, hãy giữ bình tĩnh, tin tưởng vào bản thân

2. Lắng nghe thấu hiểu

Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Như đã nói, đàm phán về bản chất là một cuộc giao tiếp. Chính vì vậy, ngoài việc chuẩn bị bản thân sẽ nói gì trong buổi đàm phán thì việc lắng nghe cũng đóng một vai trò quan trọng. Trong buổi đàm phán, những thông tin nhận được đối phương sẽ cần phải xử lí nghe và đưa ra những phản hồi phù hợp. 

• Hiểu về mong muốn của đối tác:

Đây là nền tảng để bạn xây dựng chiến lược đàm phán phù hợp và đạt được thỏa thuận có lợi cho tất cả các bên tham gia. Khi bạn lắng nghe cẩn thận, bạn sẽ thu thập được nhiều thông tin hơn về đối tác, bao gồm mục tiêu, ưu tiên, lo lắng và quan điểm của họ.

• Lắng nghe những ý chính, đặc biệt là những vấn đề mà đối tác gợi mở

Giống như đoạn văn khi viết, một đoạn nói cũng sẽ có chủ đề và ý chính của nó. Những ý chính trong đoạn nói có thể đến từ việc lặp đi lặp lại một từ nào đó, hoặc qua sự thể hiện, cách nhấn nhá trong các từ khóa. Đó có thể là những vấn đề mà đối phương muốn tập trung vào khi giao tiếp. Trong cuộc đàm phán, sự nhấn nhá trong các từ khóa có thể coi là một “gợi ý” tinh tế mà đối phương đang muốn nói. Vì vậy, cần thực sự chăm chú trong việc lắng nghe những từ ngữ mà đối phương sử dụng bạn nhé

• Biểu thị cử chỉ khi lắng nghe

Đây là một điều mà có những lúc khi ta quá tập trung vào lắng nghe mà quên mất biểu thị cho đối phương rằng ta đang lắng nghe. Những thứ tưởng chừng đơn giản, bình thường như: biểu cảm gương mặt, cử chỉ gật đầu, ánh mắt,… cũng là một cách gioa tiếp phi ngôn ngữ với đối phương. Những cử chỉ này tuy nhỏ, nhưng phần nào sẽ khiến đối phương cảm thấy thoải mái hơn, từ đó tạo ra một sự đồng điệu và khiến họ cởi mở hơn trong việc chia sẻ.

3. Xây dựng bài nói có luận điểm rõ ràng

Bài nói cần gắn chặt với mục tiêu của bạn khi đàm phán. Các luận điểm sẽ phục vụ cho mục tiêu đàm phán. Vậy, thế nào là một bài nói có sức nặng?

Một bài nói có luận điểm rõ ràng là bài trình bày mà trong đó, người nghe có thể dễ dàng nhận diện và hiểu được các ý chính mà người nói muốn truyền đạt. Điều này đòi hỏi người nói phải có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc xác định rõ ràng thông điệp chính cho đến việc xây dựng cấu trúc logic và sử dụng ngôn ngữ mạch lạc.

Trước hết, một bài nói có luận điểm rõ ràng cần phải xác định được thông điệp chủ đạo ngay từ đầu. Người nói cần làm rõ mục tiêu của mình và đảm bảo rằng mọi nội dung trình bày đều hướng đến việc làm sáng tỏ và củng cố luận điểm chính này. Ngay trong phần mở đầu, người nói nên giới thiệu chủ đề và nêu rõ luận điểm chính để người nghe có thể nắm bắt được định hướng của bài nói.

Tiếp theo, cấu trúc của bài nói phải được sắp xếp một cách logic và hợp lý. Thân bài nên được chia thành các ý chính (hay còn gọi là luận cứ) rõ ràng và mạch lạc. Mỗi ý chính cần được phát triển đầy đủ với các dẫn chứng, ví dụ và giải thích cụ thể để người nghe có thể theo dõi và hiểu rõ hơn. Các luận cứ này không nên tồn tại độc lập mà cần có sự liên kết chặt chẽ với nhau, tạo nên một dòng chảy thông tin mạch lạc và dễ theo dõi.

Ngôn ngữ được sử dụng trong bài nói cũng đóng vai trò quan trọng trong việc làm rõ luận điểm. Người nói nên sử dụng ngôn từ đơn giản, trực tiếp và tránh những từ ngữ phức tạp hoặc chuyên ngành nếu không cần thiết. Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như số liệu, thống kê, câu chuyện thực tế, sơ đồ và biểu đồ cũng giúp minh họa và làm rõ các ý tưởng, giúp người nghe dễ dàng hình dung và hiểu sâu hơn về những gì được trình bày.

Cuối cùng, để đảm bảo rằng các luận điểm được kết nối một cách mạch lạc, người nói cần sử dụng các từ nối và cụm từ chuyển tiếp để tạo sự liên kết giữa các ý chính. Điều này giúp duy trì sự mạch lạc và liên tục trong dòng chảy thông tin, tránh sự gián đoạn hoặc rời rạc trong bài nói. Bằng cách này, người nghe sẽ cảm thấy dễ dàng hơn trong việc theo dõi và hiểu rõ các luận điểm mà người nói muốn truyền đạt.

Đàm phán là một kỹ năng quan trọng trong công việc

Đàm phán thực sự là một bộ môn nghệ thuật, nơi mà sự khéo léo trong giao tiếp, khả năng lắng nghe và sự nhạy bén trong phán đoán tình huống được thể hiện một cách tinh tế. Một người đàm phán giỏi không chỉ cần kiến thức và kỹ năng, mà còn cần sự sáng tạo và tinh tế trong việc xử lý các tình huống phức tạp và đạt được những thỏa thuận có lợi cho cả hai bên. Chính sự kết hợp hài hòa giữa lý trí và cảm xúc, giữa chiến lược và sự chân thành, đã biến đàm phán trở thành một nghệ thuật không ngừng đổi mới và phát triển. Như vậy, việc nắm vững nghệ thuật đàm phán không chỉ mang lại thành công trong công việc mà còn giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và bền vững trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.