Kỹ năng đàm phán và thương lượng

1. Đàm phán, thương lượng là gì? 

Đàm phán, thương lượng là hành vi và quá trình điều hòa quan hệ giữa các bên tham gia, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất. Hay nói cách khác đó chính là phương pháp bàn luận chiến lược giúp giải quyết một vấn đề theo hướng mà các bên tham gia đều có thể chấp nhận được. Trong khi đàm phán, mỗi bên sẽ phải thuyết phục đối phương đồng tình hoặc nghe theo quan điểm của mình. Các cuộc đàm phán có thể diễn ra giữa người bán với người mua hàng, giữa nhà tuyển dụng với ứng viên tiềm năng, giữa người đại diện của một quốc gia với người đồng cấp của nước khác, giữa sếp và nhân viên,... 


Đàm phán gồm có các giai đoạn chuẩn bị, tiếp xúc và thương lượng. Như vậy, có thể hiểu thương lượng là nội dung quan trọng nhất, là giai đoạn cuối cùng của một buổi đàm phán mà kết thúc của nó hoặc là thống nhất được hoặc không thống nhất được ý kiến.

 

1. Đàm phán, thương lượng là gì?

 

2. Các lỗi thường mắc phải trong đàm phán, thương lượng mà bạn cần tránh 

a. Không có sự chuẩn bị

Một cuộc đàm phán và thương lượng mà không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn thậm chí là thất bại. Ngay cả khi bạn có một ý tưởng khá rõ ràng về những gì bản thân muốn từ cuộc đàm phán thì điều đó chỉ là trong suy nghĩ. Vì thế, hãy xác định rõ ràng được mục tiêu của mình là gì, cần gì để đạt được mục tiêu đó thì khi bước vào phòng đàm phán bạn sẽ đi được đúng hướng, có những trao đổi để tiến tới mục tiêu đó. Bạn phải chuẩn bị và thực hành đàm phán thử dựa trên những lập luận của mình. Để từ đó, bạn sẽ đặt ra những phương án thích hợp đảm bảo cho một cuộc đàm phán thành công.

 

b. Không hiểu rõ đối tác 
Đây cũng là lý do khiến nhiều người thất bại dù có kỹ năng đàm phán. Tìm hiểu rõ thông tin về đối tác là điều kiện bắt buộc, giúp một nhà đàm phán trao đổi tự tin, đúng vấn đề, đúng hướng. Không hiểu đối tác sẽ cho thấy bạn không hề chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán cũng như không dành cho họ sự tôn trọng nhất định trong kinh doanh. Vì thế, đây là tự tìm thất bại cho mình. 

 

hình ảnh kỹ năng đàm phán và thương lượng 2

 

c. Không biết lắng nghe 
Thực tế cho thấy có nhiều người đàm phán không thành công trong việc thuyết phục người khác vì một lý do cơ bản nhưng lại rất cần thiết đó là lắng nghe đối phương. Việc lắng nghe là vô cùng quan trọng  nhưng nhiều người vẫn lầm tưởng rằng đàm phán là thuyết phục và thiên về khả năng nói. Bởi thế, họ đã đánh mất nhiều cơ hội để hiểu rõ được yêu cầu và mục đích của đối tác, từ đó dẫn tới thất bại.


d. Bộc lộ cảm xúc cá nhân quá nhiều  
Khi đàm phán sẽ khó tránh nhiều đối tác từ chối thẳng thừng hoặc có thể cáu gắt với những điều kiện bạn mang lại. Đây là những tình huống thường gặp vì thế hãy cư xử thật khéo léo và lịch sự, đừng tỏ ra chán nản và bực bội với khách hàng. Không nên biểu lộ cảm xúc của các nhân mình quá mức hay có một bộ mặt lạnh băng. Bởi vì như vậy dễ đem lại thất bại cho cuộc nói chuyện, thậm chí đối tác có thể đánh giá bạn là người không lịch sự, không đáng tin.

Đọc thêm: 6 nguyên tắc đàm phán để luôn chiếm ưu thế

 

Bộc lộ cảm xúc cá nhân quá nhiều
 

3. Cách nâng cao kỹ năng đàm phán, thương lượng 

Hãy nắm vững 6  kỹ thuật “siêu đỉnh” sau để kỹ năng của bạn được nâng cao: 

a. Thống nhất về các điều khoản và phạm vi của tranh chấp
Rất nhiều cuộc đàm phán đổ vỡ khi bắt đầu cuộc đàm phán sai lầm bởi vì các bên liên quan đã không dành thời gian để xác định rõ những điểm mà họ không đồng ý. Với trường hợp này, bạn cần:
+ Xác định điểm mà tất cả các bên đồng ý và không đồng ý - các điểm đồng thuận chính trở nên rõ ràng và phạm vi của thỏa thuận có thể minh bạch hơn.
+ Khám phá lĩnh vực có thể thỏa thuận – tạo nên một trạng thái cân bằng hơn trước khi tất cả các bên tiến xa hơn.
+ Xác định phạm vi tranh chấp - bạn sẽ bắt đầu kiểm soát tốt hơn hơn quá trình đàm phán sau đó.

 

b. Nhìn mình từ quan điểm của phía đối tác
"Đồng cảm" với đối tác không có nghĩa là mềm yếu, hay ủy mị. Nó có nghĩa là khả năng đặt mình vào vị trí của người khác, để nhìn thế giới từ quan điểm của họ. Sự đồng cảm đòi hỏi sự hiểu biết. Bạn có thể đồng ý hoặc không đồng ý với bất cứ điều gì phía bên kia thấy hay tin, nhưng bạn sẽ thực sự hiểu rõ hơn. Bằng sự hiểu biết nó, bạn sẽ có lợi thế trong việc biết làm thế nào để trình bày những gì bạn thấy là một lợi ích công bằng trong các điều khoản mà các bên còn lại sẽ có thể chấp nhận.

 

c. Nhìn đối tác từ quan điểm của chính họ
Bạn sẽ thành công nếu bạn có thể nâng cao vị thế của bạn trong khi đối phương vẫn có thể duy trì "cái tôi" và niềm tin họ là người quan trọng nhất. "Tài ứng xử là khả năng nhìn thấy những người khác khi họ nhìn thấy mình " - Abraham Lincoln. Ví dụ, nếu các bên khác xem chính họ là "Nhà đàm phán khó thuyết phục", hãy  tìm cách để trong suốt buổi đàm phán nhấn mạnh "độ khó thuyết phục" của họ - trực tiếp hoặc, (tốt hơn) là gián tiếp - đặc biệt là khi bạn đang có lợi thế trong việc nâng cao vị trí của bạn trên bàn đàm phán. 

 

d. Hãy chân thành, và chấp nhận sự thực một cách đúng đắn
Bạn không thể đàm phán thành công nếu bạn bị mất hoặc thiếu đi độ tin cậy. Không bao giờ cố ý đưa ra một tuyên bố hoặc khẳng định sai, nhưng ngay cả điều đó là rất cần thiết. Việc đàm phán thành công có thể nhiều hơn nữa nếu bạn đưa ra những thông tin chính xác hơn phía bên kia. Vì lý do đó, hãy chắc chắn chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán, để bạn có thể nói rõ hơn khía cạnh của vấn đề hiện tại một cách tự tin.

 

e. Sử dụng sự im lặng tạo lợi thế cho bạn
Đôi khi, những hành động và lời nói bạn diễn đạt quá nhiều, hoặc quá thiếu cẩn trọng có thể gây bất lợi cho bạn. Những chuyên gia đàm phán giỏi thường khôn ngoan hơn trong việc sử dụng lời nói và hành động đúng thời điểm, họ biết cách làm thế nào để giả vờ và che giấu cảm xúc như vậy trong một vài thời điểm, một cách chiến lược. Vì vậy, hãy lạnh lùng hơn. Một hệ quả của quy tắc này liên quan đến việc sử dụng sự im lặng. Nó là một phản ứng tự nhiên của con người, đặc biệt là trong cuộc xung đột, cố gắng để lấp đầy sự im lặng, thay vì sự lo lắng. Những người hay lo lắng trong quá trình đàm phán có xu hướng nói những điều làm giảm vị thế của họ. Bằng cách im lặng đúng lúc, bạn có thể cho bên kia thấy thấy sức mạnh của bạn. Vì vậy, đối tác sẽ tự xuất hiện những suy nghĩ và trao đổi của riêng họ, bạn đã tạo ra cho họ một cơ hội để suy xét và thay đổi suy nghĩ đúng với mục đích của bạn.

Đọc thêm: Nghệ thuật đàm phán thành công như người Do Thái

 

f. Tìm một số mục tiêu, tiêu chuẩn công bằng mà các bên có thể đồng ý
Chủ động đề xuất sớm một số tiêu chuẩn công bằng dựa vào đó bất kỳ giải pháp cuối cùng nào cũng có thể được đánh giá. Nói cho bên đối tác bạn muốn đi đến một giải pháp công bằng nhằm tối đa hóa kết quả cho cả hai bên, và đề xuất một số tiêu chuẩn để các kết quả đánh giá được. Bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn cho việc đánh giá cuối cùng về giải pháp, bạn sẽ đóng khung các vấn đề, gia tăng sự kiểm soát lớn hơn khi đàm phán, tiêu chuẩn hóa để tạo lợi thế đàm phán, thiết lập các giai đoạn để giành chiến thắng.

Cách nâng cao kỹ năng đàm phán, thương lượng

Những kinh nghiệm bạn có được từ thực tiễn có thể vẫn chưa đủ để bạn thực hiện thành công các cuộc đàm phán, mà cần bổ trợ thêm những kỹ năng một cách bài bản từ những khóa đào tạo chuyên sâu. Các khóa học tại Thalic Voice sẽ trang bị cho bạn đầy đủ từ giọng nói đến kỹ năng, năng lực tư duy nhận thức giúp bạn tự tin giành quyền chủ động trong mọi cuộc đàm phán hay thương lượng.