Quy trình làm việc nhóm khoa học, bạn đã biết chưa?

Quá trình làm việc nhóm, cần thiết nhất là sự phối hợp ăn ý, thấu hiểu giữa những thành viên. Từ đó có thể thúc đẩy năng suất cũng như đạt được chất lượng công việc cao nhất. Nhưng bên cạnh sự phối hợp hài hòa thì còn cần những quy tắc làm việc nhóm nào mà bạn cần phải tuân theo nữa? Cũng như quy trình làm việc nhóm làm sao cho hiệu quả? Tất cả đều sẽ được THALIC VOICE giải đáp trong bài viết này.

1. Các quy tắc làm việc nhóm mà bạn nhất định phải tuân theo.

1.1. Tất cả đều hướng tới một mục tiêu chung

Khi bạn đã tham gia vào một đội nhóm, thì điều đầu tiên bạn cần làm đó là gạt bỏ cái tôi cá nhân để hướng tới những mục tiêu, lợi ích chung mà cả nhóm đã đề ra. Bởi làm việc nhóm là việc bạn phải phối hợp với một tập thể, mỗi người một công đoạn, tất cả tựu chung lại hình thành nên một sản phẩm hay giải quyết một vấn đề nào đó với hiệu quả cao nhất. Vậy nên, công việc mỗi người sẽ đều ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng cuối cùng của thành quả cả nhóm.

Muốn làm được điều đó thì mỗi thành viên trong nhóm phải luôn bám sát mục tiêu của mình, phù hợp với lợi ích chung thay vì cứ chú tâm vào quan điểm của từng người. Tuy nhiên, nếu như trong quy trình làm việc nhóm mà bạn muốn bày tỏ ý kiến của bản thân đều một vấn đề nào đó hãy nói lên để tất cả mọi người cùng biết và đi đến thống nhất một ý kiến chung.

1.2. Biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của từng cá nhân

Làm việc nhóm có nghĩa là giải quyết một vấn đề, công việc dưới hình thức nhiều người cùng chung tay. Thế nên không thể tránh được trường hợp mỗi người có ý kiến, quan điểm, cách nhìn nhận vấn đề riêng biệt. Vậy nên trong quy trình làm việc nhóm cần phải đảm bảo quy tắc mọi ý kiến đều sẽ được lắng nghe, bình đẳng, công bằng và ý kiến của bạn sẽ có thể bị phản bác.

Việc lắng nghe trong khi làm việc nhóm là quy tắc cơ bản khi xây dựng đội nhóm. Bởi lắng nghe không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với đối phương mà còn có ý nghĩa tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm với nhau. Điều này tưởng chừng như đơn giản nhưng lại là chìa khóa khiến việc giao tiếp trong làm việc nhóm đạt được hiệu quả.

Hãy luyện tập lắng nghe nhiều hơn, tôn trọng những ý kiến cá nhân của những người khác, từ đó học hỏi, đúc rút những điều hay, những điều sáng tạo để tiếp tục phát triển và hoàn thiện bản thân cũng như giúp công việc của cả nhóm đạt được hiệu quả tốt nhất.

1.3. Giao tiếp trong làm việc nhóm hiệu quả.

Trong các quy tắc làm việc nhóm thì giao tiếp hiệu quả của mỗi thành viên đóng vai trò làm cầu nối, thúc đẩy sự phát triển của công việc trở nên trơn tru, nhịp nhàng hơn. Các thành viên trong nhóm có thể thoải mái trao đổi trực tiếp với nhau, nói lên các vấn đề mà mình gặp phải, từ đó có thể cùng nhau giải quyết hướng tới những mục tiêu chung của toàn dự án. 

Bên cạnh đó, hãy luôn nhớ rằng việc giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm cùng nhóm trưởng phải là giao tiếp hai chiều qua lại. Tránh trường hợp, xuyên suốt quy trình làm việc nhóm chỉ có một mình trưởng nhóm độc thoại hay một, hai người tham gia ý kiến. Hãy giao tiếp một cách cởi mở, trung thực và tôn trọng cá nhân. Mỗi thành viên được tự do nói lên tiếng nói của mình, đề xuất ra những ý tưởng tiềm năng nhất hướng tới mục tiêu chung. Tuy nhiên, xuyên suốt quy trình làm việc nhóm, các bạn chỉ nên đưa ra những câu hỏi để làm sáng tỏ quan điểm, ý kiến, không nên tìm cách để phản bác hay chê bai đối phương. Có như thế thì làm việc nhóm mới đạt được hiệu quả cao nhất, các thành viên trong nhóm thấu hiểu lẫn nhau, nhịp nhàng hoàn thành công việc.

Và nếu như bạn đang gặp các vấn đề trong giao tiếp xã hội, việc phải kết nối với những người khác nhau khiến bạn không tự tin hay bạn đang gặp tình trạng mất bình tĩnh khi phải nói lên ý kiến của mình trước một đám đông hay không biết nói gì để mọi người có thể hiểu rõ quan điểm mình đề xuất. Thì đừng lo khóa học Level 3: Kỹ năng nói – Thuyết trình ứng dụng trong công việc của THALIC VOICE vẫn luôn ở đây để hỗ trợ bạn cải thiện bản thân mỗi ngày. Qua khóa học này, bạn sẽ biết cách để xây dựng bài nói của mình, hướng dẫn để có một giọng nói nội lực tăng sự thuyết phục cho phần trình bày và cách xử lý tình huống hiệu quả không chỉ trong quy trình làm việc nhóm mà còn trong công việc nói chung. 

Tham khảo: Cách làm việc nhóm hiệu quả, tưởng dễ nhưng không dễ

1.4. Tinh thần trách nhiệm cao

Khi làm việc nhóm, mỗi thành viên trong nhóm sẽ phụ trách một mảng nhất định của dự án. Vì thế mà mỗi người cần phải đặt ra cho mình những quy tắc riêng biệt, chịu trách nhiệm cho phần nhiệm vụ mà mình đảm nhận. Khi ấy, mỗi thành viên cần phải bám sát những nguyên tắc ấy và thực hiện hiệu quả phần công việc mà cả nhóm tin tưởng giao phó.

Thành công của dự án nhóm cần sự đóng góp, vai trò của mỗi thành viên. Trong đó, tinh thần trách nhiệm cao chính là chìa khóa giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân mình. Mỗi cá nhân nên đặt lợi ích chung lên hàng đầu và có trách nhiệm với nó. Đừng để sự thiếu trách nhiệm của bản thân làm gián đoạn, ảnh hưởng tới tiến độ chung của toàn dự án.

2. Quy trình làm việc nhóm hiệu quả

Có thể thấy rằng việc làm việc nhóm ngày nay không còn xa lạ đối với bất kỳ ai. Với mỗi nhu cầu, mục đích khác nhau, chúng ta sẽ có cách xây dựng đội nhóm và quy trình làm việc nhóm riêng biệt. Tuy nhiên, theo một cách tổng quát, quá trình này sẽ bao gồm những bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Xác định mục tiêu và khởi xướng đội nhóm

Trước khi hình thành quy trình làm việc nhóm thì ban đầu cần phải có ít nhất một mục tiêu, nhiệm vụ ban đầu. Những ý tưởng này có thể do 1 người hay 1 nhóm người đề xuất nên. Sau khi đã xác định được những công việc cần thực hiện, nhu cầu nhân sự để hoàn thành khối lượng nhiệm vụ ấy xuất hiện. Và quá trình kết nối và tìm kiếm đội nhóm sẽ bắt đầu. Thông thường người có nhiệm vụ lên ý tưởng và tập hợp thành viên sẽ là nhóm trưởng, người lãnh đạo đội nhóm trong một thời gian nào đó. 

Bước 2: Kết nối và phân chia công việc. 

Xây dựng đội nhóm hiệu quả 

Bước tiếp theo sau khi đã xác định được nhiệm vụ chung cần làm chính là xây dựng đội nhóm và kết nối các thành viên lại với nhau. Việc làm việc nhóm có lợi thế hơn ở chỗ mỗi thành viên trong nhóm sẽ đảm nhận một phần công việc, xuyên suốt các quy trình làm việc nhóm có thể tham khảo hỏi ý kiến, giúp đỡ nhau. Vậy nên ngay từ bước xây dựng đội nhóm, cần tìm cách kết nối các thành viên lại với nhau để có thể tiến hành công việc về sau một cách suôn sẻ.

Bên cạnh đó xuyên suốt quy trình làm việc nhóm, trưởng nhóm đóng vai trò quyết định đến việc hiệu quả khi làm việc nhóm. Yếu tố tạo nên một người trưởng nhóm làm việc có hiệu quả là người đặt mục tiêu nhóm lên trên mục tiêu cá nhân và có thể đưa ra những định hướng đúng đắn, đảm bảo các thành viên trong nhóm giữ vững được sự tập trung khi thực hiện công việc; dẫn dắt đội nhóm của mình hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ, đạt mục tiêu cao nhất. Từ đó mà trách nhiệm của người đứng đầu rất lớn đòi hỏi một người có đủ tiềm năng và năng lực đảm đương.

Luôn đảm bảo công việc được phân công rõ ràng, hiệu quả về trách nhiệm của từng thành viên.

Khi phân chia công việc, người trưởng nhóm cần phải đảm bảo phân đúng người, đúng việc phù hợp với sở trường, kinh nghiệm và năng lực của từng thành viên trong nhóm. Có như vậy thì các phần công việc mới được thực hiện một cách trơn tru và đạt hiệu quả cao khi tiến hành. 

Bên cạnh đó, việc phân chia công việc cũng cần phải đảm bảo công bằng và thuận lợi. Cố gắng hạn chế tình trạng chồng chéo công việc. Hãy đảm bảo rằng các đầu công việc được chia một cách công bằng mỗi người đều có phần công việc với trách nhiệm như nhau, không để tình trạng một người phải gánh cả team. Ngoài ra cần phải rõ ràng khi phân chia công việc giúp mỗi thành viên có thể biết được phần việc mà mình đảm nhận cũng như đốc thúc nhau làm việc, tăng hiệu suất công việc.

Bước 3: Giải quyết các xung đột, mâu thuẫn xảy ra

Trong suốt quy trình làm việc nhóm sẽ luôn tồn tại những xung đột và mâu thuẫn. Có những thời điểm những xung đột trong làm việc nhóm trở nên rất gay gắt khi mà mỗi người một ý tưởng, mỗi cá nhân một quan điểm khác nhau, điều này sẽ tồn tại cả những ưu điểm và nhược điểm. Ưu điểm ở chỗ khi trong những ý kiến đóng góp ấy, chúng ta sẽ tìm ra được những điều mới, những ý tưởng vượt trội nhằm hướng tới sự phát triển của dự án, công việc tốt hơn, bổ sung vào quy trình làm việc hiện đại. Nhưng nhược điểm lại ở chỗ nếu không có người định hướng và bản thân các thành viên không tự gạt bỏ cái tôi của bản thân mà đón nhận ý kiến của người khác thì nhóm rất dễ bị tan rã.

Khi ấy trưởng nhóm có vai trò rất quan trọng, là người định hướng và chung hòa các ý kiến để hướng tới lợi ích chung, khéo léo đàm phán với các thành viên, hướng họ tới hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, mỗi thành viên cũng cần có tinh thần xây dựng, kiên nhẫn, gắn kết và vì mục tiêu chung. Nếu các mâu thuẫn được xử lý sớm và chuyên nghiệp sẽ ít gây nên những tổn hại nhất đến mỗi cá nhân nói riêng và cả đội nhóm nói chung.

Bước 4: Phát triển ý tưởng và hoàn thiện sản phẩm

Khi đã bước qua giai đoạn mâu thuẫn, các đội nhóm dần ổn định và hiểu nhau hơn cũng như tạo nên sự thống nhất ý kiến, phân chia công việc rõ ràng giữa các thành viên. Từ đó mà quy trình làm việc cũng diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn, hình thành văn hóa riêng của đội nhóm. Những mâu thuẫn sẽ ít dần thay vào đó là những thành tựu công việc từ quá trình lao động xuất hiện. Trong quá trình làm việc đó, những mâu thuẫn nhỏ vẫn có thể xảy ra nhưng thường sẽ là những tranh luận để hướng tới giải quyết các phần công việc mà thôi. Đội nhóm vẫn sẽ liên tục phát triển cho đến khi đã đạt được hiệu quả đã đề ra.

Làm việc nhóm hiệu quả sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ của công việc cũng như chất lượng của sản phẩm khi hoàn thành. Trên đây là những thông tin về các quy trình làm việc nhóm cũng như những quy tắc cơ bản khi làm việc nhóm mà THALIC VOICE muốn gửi đến bạn. Mong rằng những thông tin ấy sẽ giúp ích được cho bạn.