Đôi điều cần biết về giao tiếp khi làm việc nhóm

1. Tầm quan trọng của giao tiếp khi làm việc nhóm

Dịch bệnh Covid-19 buộc chúng ta phải làm quen với việc trò chuyện cùng bạn bè đồng nghiệp qua hình thức online. Bởi vậy, giao tiếp khi làm việc nhóm lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, có thể quyết định sự thành bại của công việc.

 

Bất cứ một đội nhóm nào cũng cần hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp khi làm việc nhóm. Đây là yếu tố then chốt giúp họ đạt được năng suất cao nhất. Giao tiếp hiệu quả sẽ tạo nên định hướng chung thống nhất giữa các thành viên, nhờ đó mà mỗi người có thể dễ dàng đạt được mục tiêu của mình. 

 

Thêm nữa, giao tiếp cũng giúp từng thành viên cảm thấy cởi mở, từ đó củng cố mối quan hệ. Một người trưởng nhóm hiệu quả biết rằng giao tiếp nhóm thúc đẩy hiệu quả của tập thể. Khi nhân sự hiểu các tiêu chuẩn của công việc, họ sẽ chủ động hơn trong công việc và nhóm sẽ tiến bộ dần theo thời gian. 

 

Thực tế cho thế, mọi tổ chức, hệ thống thường có xu hướng bị phá vỡ. Đây vốn là cách mà tất cả mọi người tương tác với nhau. Vì vậy, nếu không có phương pháp, nhóm sẽ trở nên mất phương hướng. Điều quan trọng là phải suy nghĩ sáng tạo khi đổi mới mục đích và cam kết của nhóm.

 

2. Giao tiếp nhóm hiệu quả

Vậy giao tiếp như thế nào để gắn kết các thành viên và không gieo rắc mối bất hòa? Dưới đây là một vài điểm mà bạn cần lưu ý.

 

Đặt mục tiêu 

Điều này có thể giúp đảm bảo hiệu quả giao tiếp nhóm được duy trì. Triển khai các mục tiêu cũng sẽ nâng cao sự hiểu biết và sự hợp tác giữa các nhân sự. Hãy xác định những thách thức trong việc giao tiếp, bạn sẽ hiểu rõ mình cần cải thiện ở đâu. Mặc dù việc thiết lập các mục tiêu giao tiếp nhóm giúp xác định các mục tiêu chung, tuy nhiên bạn cũng có thể sử dụng chúng để tập trung cải thiện các vấn đề cụ thể hơn.

 

Dành thời gian để giao tiếp

Hãy dành thời gian cho các cuộc họp và xử lý nhanh hoặc cập nhật dự án để nhóm của bạn xây dựng lòng tin và giao tiếp hiệu quả. Cho thời gian để giao tiếp đồng nghĩa với việc tạo cơ hội để chúc mừng tán dương nhau hoặc bàn luận trao đổi về các vấn đề.

 

Luôn làm rõ mọi thứ

Nếu đã từng cảm thấy phức tạp và khó hiểu khi nói chuyện với một ai đó, bạn sẽ hiểu tại sao chúng ta nên giao tiếp dễ hiểu, đơn giản. Thông thường, giao tiếp trong nhóm nhằm mục đích giữ cho mọi người đi cùng một hướng, nhưng để làm được vậy thì nó cần rõ ràng. Bạn phải chắc chắn rằng những người còn lại không cần phải vắt óc suy nghĩ về lời bạn nói.

 

giao tiếp khi làm việc nhóm

 

Thể hiện sự tôn trọng

Để giao tiếp khi làm việc nhóm đạt hiệu quả, bạn nhất định phải tôn trọng tất cả mọi người. Thể hiện sự tôn trọng trong giao tiếp thực ra rất đơn giản, chẳng hạn như tôn trọng thời gian của nhóm và giải quyết công việc nhanh gọn. Những lời góp ý mang tính xây dựng cũng cần được đưa ra và đón nhận một cách cởi mở. Sẽ có lúc các thành viên trong nhóm sai, nhưng giao tiếp tôn trọng có thể là cải thiện tình hình một cách đáng kể.

 

Tận dụng phương tiện trao đổi thông tin

Bạn hoàn toàn có thể tranh thủ khoảng thời gian làm việc ở nhà để học cách sử dụng thành thạo thiết bị công nghệ. Nhờ vào Skype, Email hay mạng xã hội, bạn sẽ dễ dàng chia sẻ với các thành viên về ý tưởng, kế hoạch của mình. Linh hoạt sử dụng các công cụ hỗ trợ giúp mỗi thành viên hoàn thiện bản thân mình qua từng ngày.

 

Chia sẻ những câu chuyện ngoài phạm vi công việc

Đừng chỉ tập trung giao tiếp khi làm việc nhóm. Hãy bỏ chút thời gian của mình để gặp gỡ giao lưu với bạn bè, đồng nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng có thể chủ động hơn trong những cuộc vui chơi, liên hoan để tiếp xúc với mọi người, tăng sự kết nối. Tình cảm cũng như sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm sẽ làm giảm nguy cơ xảy ra xung đột trong công việc.