Viết email đàm phán giá như thế nào?

Trong thời đại số, thư điện tử là một công cụ hữu ích để trao đổi công việc. Làm việc qua email là một hình thức được duy trì trong văn hóa doanh nghiệp từ lâu. Chính vì vậy, việc viết một email đang dần trở thành một vấn đề bắt buộc, đặc biệt trong việc đàm phán. Vậy làm thế nào để biết cách viết email đàm phán giá hiệu quả? Các bạn hãy cùng THALIC VOICE tìm hiểu vấn đề này qua nội dung dưới đây.

Ưu điểm của email

Dù đã xuất hiện từ lâu nhưng giữa rất nhiều nền tảng công nghệ số khác đang ngày một phát triển, email vẫn tồn tại vững vàng và được đánh giá cao. Lý do là bởi những ưu điểm của phương thức truyền tải thông tin này mang lại, bao gồm:

• Giúp người dùng rút ngắn thời gian và khoảng cách địa lý khi truyền đạt thông tin, đặc biệt là những thông tin quan trọng mang tính thời sự.
• Tiết kiệm thời gian chuẩn bị trong công tác soạn thảo thủ công, đóng gói thư tín…
• Giảm thiểu chi phí cho việc nhờ đơn vị chuyển thư như hình thức truyền thống. Tiết kiệm tiền bạc, tăng hiệu quả kinh doanh cho đơn vị.
• Có thể chứa được nhiều nội dung thông tin dưới nhiều dạng khác nhau. Bao gồm dạng text, dạng hình ảnh, dạng video, …
• Có thể chuyển thư cho nhiều người, nhiều nhóm đối tượng cùng lúc mà vẫn đảm bảo được sự riêng tư cho từng bức theo nhu cầu.
• Độ bảo mật thông tin cao. Hạn chế tối đa trường hợp thất thoát thư từ, thư không đến được tay người nhận do các yếu tố khách quan.

Ưu điểm của email giúp việc đàm phán giữa hai đơn vị bán hàng, mua hàng trở nên thuận tiện hơn. Nếu có một email tốt, những cuộc thương lượng hoàn toàn có thể đi đến thành công.

Hướng dẫn cách viết email đàm phán giá hiệu quả

Cấu trúc một bức thư điện tử sẽ bao gồm những phần chính nhất định. Để bức thư đàm phán giá gửi đi đạt được hiệu quả, trước tiên người dùng cần phải nắm rõ các phần này và trình bày một cách chuyên nghiệp nhất.

Cấu trúc cách viết email đàm phán

• Địa chỉ gửi thư: Chuẩn xác người, nhóm người muốn gửi. Xác định rõ hai hình thức gửi BCC (bảo mật danh tính những người nhận khác) và CC (hiển thị danh sách người cùng nhận thư) để thuận tiện cho mục đích làm việc.
• Tiêu đề thư: Mang tính khái quát cụ thể nội dung trong thư, thể hiện rõ mục đích đàm phán vấn đề giá cả.
• Mở đầu: Lịch sự gửi lời chào đối phương. Có thể sử dụng tên riêng có kèm theo kính ngữ, ví dụ như Ông, Bà, Anh, Chị, Cô, Chú… Hoặc chủ thể không xác định, ví dụ như Quý khách hàng, Phòng/Ban, Ông/Bà…
• Thân: Đề cập đến nội dung muốn trao đổi, đàm phán bằng ý tứ mạch lạc. Đặc biệt quan tâm đến nội dung và sự lịch sự trong câu từ
• Kết: Bày tỏ sự thiện chí về việc hợp tác của hai bên sau những thỏa thuận, đàm phán hợp lý.
• Thông tin liên hệ: Để đầy đủ họ tên, chức vụ, đơn vị, số điện thoại, địa chỉ (nếu tiện) để đối phương tiện trao đổi khi họ muốn.
• Đính kèm: Đính kèm các file dữ liệu để bổ trợ cho nội dung đàm phán một cách sinh động, có căn cứ. 

Nguyên tắc khi viết email đàm phán giá

Song song với việc tuân thủ cấu trúc cơ bản trên, những nguyên tắc người dùng phải tuân thủ trong cách viết email đàm phán giá, đó là:

• Cần đi thẳng vào vấn đề một cách cụ thể. Thể hiện rõ mức giá mong muốn bán hoặc mua cho đối phương.
• Trình bày rõ ràng thông tin để đối phương nhanh chóng hiểu và giải quyết thông tin.
• Các thông tin trong thư phải chuẩn xác, đúng với thực tế.

• Nội dung đề cập đầy đủ đến các điều kiện cần thiết để đạt được mức giá như mong muốn nếu có.
• Thể hiện sự nhất quán giữa các nội dung đề cập đến trong thư.
• Các thông tin, số liệu cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào và gửi đi.
• Lời nói trong thư yêu cầu tính lịch sự, nhã nhặn và chuyên nghiệp. Ngay cả khi hai bên có xung đột trong quá trình đàm phán.

Những lưu ý khi viết email đàm phán giá

Email vẫn là phương thức chủ đạo ở nhiều đơn vị trong việc chào hàng và báo giá hàng hóa.  Vì vậy, tầm quan trọng của việc tạo ra một bức email hiệu quả là vô cùng lớn.

Người dùng cũng nên ghi nhớ thêm một số lưu ý sau khi viết email đàm phán giá:

• Luôn đưa thông tin chính lên mục Subject để người nhận chú ý. Tránh tình huống người nhận bỏ qua hay xóa thư có chứa thông điệp quan trọng bên trong.
• Cố gắng trình bày thông tin ngắn gọn, súc tích nhất có thể. Điều chỉnh để đưa thông tin quan trọng nhất lên trang đầu nếu nội dung thư bắt buộc phải dài.
• Nếu được, mỗi một email chỉ nên hàm chứa một thông điệp cụ thể.
• Luôn kiểm tra kỹ lưỡng và chỉnh sửa các lỗi về chính tả, phương thức trình bày. Ngoài ra, các file gửi đi cũng cần check lại để không gây sự khó chịu với người gửi
• Không gửi thư trong trạng thái bực tức, khó chịu hoặc không thoải mái vì bất kỳ lý do gì. Luôn đặt câu hỏi bản thân có thể nói như vậy với đối phương hay không? Nếu như câu trả lời là Không thì bạn hãy xem xét lại. Có thể gửi thư lại và thực hiện sau.

Kết luận

Đàm phán giá là một điều gây ra nhiều cản trở với cả đôi bên. Đàm phán luôn là một nghệ thuật và cần sự tinh tế để đạt được hiệu quả. Bài viết trên của THALIC VOICE vừa chia sẻ với bạn cách viết email đàm phán giá hiệu quả. Hi vọng thông tin trên sẽ giúp ích cho quý vị