Top 3 cách từ chối công việc sếp giao đảm bảo hiệu quả

Khi đi làm việc tại bất cứ môi trường nào, việc sếp giao thêm những công việc khác cho bạn cũng chính là đang tạo cơ hội để bạn thể hiện mình. Tuy nhiên nếu bạn quá ôm đồm quá nhiều việc khác nhau thì chắc chắn đến một ngày bạn sẽ rơi vào tình trạng quá tải. Việc nhận thêm những công việc mới rất có thể gây ra những khó khăn trong trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ và hoàn thành các đầu việc ấy cũng chẳng thể đảm bảo chất lượng. Đặc biệt, chính bản thân bạn cũng sẽ cảm thấy vô cùng mệt mỏi với áp lực nặng nề. Nhưng cách từ chối công việc sếp giao sao cho tinh tế mà không mất lòng ai lại là điều không dễ dàng. Vậy nên, trong bài viết này THALIC VOICE sẽ giúp bạn.

1. Mạnh dạn trình bày về khối lượng công việc mà bạn đang làm

Cách từ chối công việc sếp giao hiệu quả nhất chính là thành thật trình bày rõ ràng khối lượng công việc mà bạn đang đảm nhận. Hãy nói rõ để sếp thấy được rằng, nếu nhận thêm những phần nhiệm vụ này, bạn sẽ phải trì hoãn phần công việc trước đó và sếp sẽ là người phải lựa chọn ưu tiên giữa các đầu nhiệm vụ. Cho sếp thấy rằng dù bạn rất muốn giúp đỡ hay nhận công việc đó nhưng có rất nhiều nhiệm vụ khác cũng cần phải được ưu tiên lên đầu. Một người sếp có tâm chắc chắn sẽ thông cảm và vui vẻ chuyển phần nhiệm vụ đó sang cho một nhân viên khác đảm nhiệm.

Các nhà lãnh đạo cũng giống như người bình thường, khi vừa phải thực hiện các phần công việc khác nhau vừa phải điều hành quản lý đội nhóm của mình. Vậy nên họ có thể quên mất đi những công việc ban đầu giao cho nhân viên. Và tất nhiên, sếp cũng sẽ không thể theo sát cụ thể từng công việc mà một nhân viên thực hiện. Vậy nên cách từ chối công việc sếp giao này cũng như một cách báo cáo để họ xem lại những nhiệm vụ mà bạn làm và cân nhắc xem giao thêm việc cho bạn lúc này có thật sự hợp lý hay không?

Bên cạnh việc liệt kê các đầu việc cần làm thì bạn cũng phải cung cấp chi tiết cho sếp biết lý do tại sao bạn lại ưu tiên những công việc còn đang dang dở. Ngoài ra, qua cách từ chối công việc sếp giao như vậy, cấp trên cũng có thể giải thích cho bạn thêm lý do tại sao bạn là người được chọn và nhiệm vụ mới này có liên quan gì đến công việc của bạn hay không. Một trường hợp khác, sếp có thể đổi sang một phương án khác với một người phù hợp hơn mà không phải bạn.

Ví dụ câu trả lời: “Để em cố gắng sắp xếp hoàn thành công việc. Nhưng khối lượng nhiệm vụ hiện tại của em khá lớn cũng như những công việc quan trọng mà em đảm nhận nên em xin phép sếp trì hoãn nhiệm vụ lần này đến khi em hoàn thành công việc ạ”.

2. Giải thích rõ về các hạn chế của bản thân.

Bên cạnh những lý do xuất phát từ khối lượng công việc hiện tại hay những deadline bạn đang ngập chìm trong đó thì một cách từ chối công việc sếp giao khác chính là giải thích một cách rõ ràng, thành thật về năng lực hiện tại của bản thân không phù hợp với công việc này. Đừng lo lắng, nếu bạn nói mình không thích hợp với nhiệm vụ này có nghĩa là ngầm thừa nhận những mặt hạn chế, yếu kém trong năng lực của bản thân, từ đó làm giảm uy tín trong công việc. Trái lại, việc bạn nói ra được mình mạnh ở đâu, mình thiếu phần nào sẽ giúp cấp trên hiểu và xem xét giao các nhiệm vụ đúng với sở trường giúp bạn phát huy hết thế mạnh của mình, đạt hiệu quả tối ưu.

Vậy nên, cách từ chối công việc không phù hợp là thẳng thắn trao đổi với sếp. Cấp trên luôn mong muốn công việc được hoàn thành tốt nhất nên khi nghe bạn trình bày như vậy, họ sẽ cân nhắc để sắp xếp một nhân viên khác với đủ kỹ năng hoàn thành nhiệm vụ ấy.

Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng lợi dụng cách từ chối công việc sếp giao này hết lần này đến lần khác. Bởi như vậy, sếp đương nhiên sẽ biết rằng bạn ngại việc, lười làm mà có cái nhìn xấu với bạn, thậm chí cân nhắc cho bạn thôi việc tại công ty. Thế nên, muốn sếp có thể hiểu rõ và nhìn nhận đúng với năng lực cũng như tinh thần trách nhiệm của bản thân, bạn nên chia sẻ một cách thoải mái, rõ ràng với cấp trên của mình, giữ tinh thần ham học hỏi, dám thử thách. 

Ví dụ câu “từ chối”: “Em rất cảm ơn sếp vì cơ hội làm việc lần này. Tuy nhiên em cảm thấy rằng mình của hiện tại vẫn chưa có đủ các kỹ năng và tài nguyên để hoàn thành công việc này như kỳ vọng. Nhưng em có thể hỗ trợ hết mình ở nhiệm vụ này trong khả năng của em”.

3. Đề xuất các phương án thay thế tối ưu 

Một trong những cách từ chối công việc sếp giao khéo léo và được lòng cấp trên nhất chính là hãy đưa ra những phương án thay thế hiệu quả tối ưu và phù hợp nhất. Khi bạn tham gia đề xuất, đóng góp ý kiến sẽ cho sếp có cách nhìn nhận khác về bạn là người luôn chủ động trong các công việc của mình, thích ứng nhanh chóng để phù hợp với nó và có cái nhìn tổng quát cũng như nhiều ý tưởng để giải quyết nhiệm vụ.

Bạn có thể đề xuất để lùi thời gian của công việc hay giới thiệu một đồng nghiệp khác, người mà bạn thấy rằng họ có đầy đủ năng lực, kỹ năng và quan trọng là phù hợp với công việc này hơn bạn. Và nếu có bất kỳ ý tưởng gì, bạn có thể tham gia tư vấn, hỗ trợ cho họ trên danh nghĩa là trao đổi, đóng góp ý kiến để người đồng nghiệp đó có thể hoàn thành tốt phần nhiệm vụ này.

Nhưng hãy nhớ rằng, khi sử dụng cách từ chối công việc sếp giao này bạn cần đảm bảo người thay thế bạn có thể đảm đương nhiệm vụ này. Bởi chẳng ai muốn thực hiện những việc mà mình bị giao hay là người làm thay người khác nếu chúng ta không đồng ý cả. Vậy nên bạn hãy khéo léo thăm dò về khối lượng công việc, sở trường của đối phương cũng như dự đoán cách mà họ đang cố gắng để phát triển bản thân trong hiện tại. Sau đó, bạn mới đưa lời đề nghị để họ có thể suy nghĩ và thay thế mình thực hiện. Đây là cách từ chối công việc không phù hợp khá khôn ngoan khi giúp bạn vừa thoát khỏi tình trạng quá tải vừa tạo điều kiện để những đồng nghiệp khác thể hiện bản thân.

Áp dụng cách 1 và cách 2 kết hợp đưa ra giải pháp. Bởi vì cấp trên không cần mình đưa ra vấn đề. Cấp trên cần mình đưa ra giải pháp

Ví dụ: “Để em cố gắng sắp xếp hoàn thành công việc. Nhưng khối lượng nhiệm vụ hiện tại của em khá lớn cũng như những công việc quan trọng mà em đảm nhận. Hơn nữa đây không phải là chuyên môn em có thể làm tốt nhất nên em xin phép sếp là ưu tiên những đầu mục công việc đang làm trước. Nếu đây là nhiệm vụ gấp em xin đề xuất bạn A, bạn là người rất có năng lực và sẽ hoàn thành công việc này đúng như kỳ vọng của sếp.”

4. Lưu ý khi từ chối công việc sếp giao.

Lựa chọn ngôn từ để nói lời từ chối cho phù hợp

Ngoài những cách từ chối công việc sếp giao như trên thì bạn cũng cần phải cân nhắc đến ngôn ngữ mà mình sẽ sử dụng khi từ chối sếp. Bạn nên hạn chế tối đa những điều có thể khiến sếp cảm thấy mất thiện cảm với bạn, trong cách từ chối công việc sếp giao hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự và luôn tỏ ra tôn trọng sếp. Đặc biệt là tránh những cụm từ như: “tôi không thích”,”tôi ghét việc”, “tôi không muốn làm”,… cùng thái độ cáu gắt, khó chịu. Những điều đó chỉ khiến sếp có cái nhìn tiêu cực về bạn mà thôi. 

Biết rằng, lúc ban đầu lời nói từ nói sẽ mang đến cho đối phương cảm giác không mấy dễ chịu dù là bạn có sử dụng cách từ chối công việc sếp giao tinh tế nhất. Nhưng nếu lời nói mà bạn sử dụng khôn khéo cùng với những quan điểm hợp lý thì sẽ giúp bạn tránh việc “mất điểm” trong mắt cấp trên. Vậy nên hãy luôn lịch sự, giải thích đúng trọng tâm và thẳng thắn từ chối nếu bạn không thể đảm đương thêm những công việc khác. Cách từ chối công việc sếp giao như vậy cũng là phương án hiệu quả nhằm đặt ra giới hạn công việc rõ ràng cũng như sẽ giảm thiểu tối đa các nguy cơ xảy ra xung đột do không thống nhất ý kiến và đồng thời xây dựng nên các mối quan hệ dựa trên tôn trọng giữa đôi bên. 

Ví dụ: “Tôi biết rằng anh đang cần một người thực hiện công việc này và tôi rất cảm kích khi anh đã tin tưởng vào năng lực của tôi, nhưng….” Kèm theo một lý do chính đáng. Đây là một trong những cách nói “không” vô cùng hiệu quả không khiến đôi bên rơi vào trạng thái khó xử và thấu hiểu phần công việc của nhau.

Tránh cách từ chối công việc sếp giao qua email, nhắn tin.

Thông thường, việc sếp đột nhiên giao các công việc đột xuất nằm ngoài phận sự của bạn là điều rất bình thường. Nếu như bạn không thể đảm nhiệm được nhiệm vụ này thì có thẻ tìm cách cách từ chối khéo léo. Tự tin nói chuyện trực tiếp với cấp trên bằng lời nói sẽ là cách hữu hiệu nhất để bạn có thể truyền tải đúng suy nghĩ và mong muốn của bản thân. Việc gặp mặt sẽ giúp bạn có thể trao đổi qua lại với nhà lãnh đạo để có thể giải thích thêm về phần công việc hay đề xuất những phương án khác phù hợp hơn. 

Ngoài ra, bạn nên lưu ý rằng cách từ chối công việc sếp giao qua email hay nhắn tin là không khả thi khi nó rất dễ khiến cấp trên hiểu nhầm rằng bạn đang né tránh công việc được giao thanh vì thẳng thắn đối mặt với nó. Và để tránh được trường hợp xấu đấy xảy ra, bạn hãy lựa chọn giải pháp tốt hơn là cách từ chối công việc trực tiếp và trao đổi bằng lời.

Bạn hãy nhớ rằng không phải cứ nhận hết những công việc mà sếp giao hay giúp đỡ đồng nghiệp trong mọi lời nhờ vả là sẽ tạo dựng sự tin tưởng và được yêu quý trong công việc. Bởi lẽ, điều này có thể gây ra tác động hai chiều. Nếu như bạn thực hiện công việc đó tốt như kỳ vọng thì không có điều gì để nói. Nhưng nếu bạn nhận về mình quá nhiều những phần việc khác nhau mà không thể thực hiện chúng như mong đợi thì chắc chắn cấp trên cũng như đồng nghiệp sẽ mất niềm tin vào bạn. Điều này sẽ càng tiêu cực hơn so với việc bạn thẳng thắn từ chối. Có lẽ vì thế mà bạn chỉ nên đồng ý khi bạn chắc chắn có thể hoàn thành tốt không chỉ nhiệm vụ đó mà còn cả công việc hiện tại của mình. 

Nhưng đôi khi cách từ chối công việc sếp giao bằng việc trao đổi trực tiếp với cấp trên sẽ khiến nhiều người cảm thấy sợ hãi và mất bình tĩnh. Hơn nữa thiếu khả năng xử lý tình huống cũng sẽ khiến bạn bị rơi vào các tình huống khó xử. Vậy nên việc trau dồi kỹ năng giao tiếp, điều chỉnh giọng nói phù hợp, cải thiện kỹ năng xử lý tình huống là điều cần thiết mà mỗi người cần thực hiện. Và THALIC VOICE ở đây để cung cấp cho bạn những khóa học giao tiếp chất lượng, đặc biệt là Level 3: Kỹ năng nói – Thuyết trình ứng dụng trong công việc . Trong khóa học này, bạn sẽ được cung cấp những kiến thức nền tảng về giao tiếp, phát triển ngôn ngữ và luyện tập những cách xử lý tình huống tinh tế có thể áp dụng trực tiếp không chỉ trong môi trường công việc mà còn cả trong đời sống. 

Có thể nói rằng, việc nói “không” với những lời đề nghị từ sếp chẳng bao giờ là điều dễ dàng cả. Nhưng không phải vì thế mà bạn chấp nhận ôm đồm tất cả mọi công việc về mình được để rồi áp lực không ai biết, mệt mỏi không ai hay. Công việc chắc chắn sẽ chẳng đạt được những kết quả như mong đợi, đặc biệt là ảnh hưởng nghiêm trọng đến cái nhìn của sếp về thái độ, năng lực của bạn trong công việc. So với việc từ chối, việc nhận nhưng không làm được còn gây thất vọng hơn rất nhiều. Hy vọng rằng những cách từ chối công việc sếp giao mà THALIC VOICE chia sẻ có thể giúp ích được cho bạn.