Kỹ năng giao tiếp ứng xử – chìa khoá mở cánh cửa thành công

Kỹ năng giao tiếp luôn được coi là kỹ năng mềm cần thiết nhất dù bạn đang ở bất cứ độ tuổi, bất cứ ngành nghề nào đi nữa. Có thể nói, đây chính là cầu nối hiệu quả, giúp bạn kiến tạo và gắn kết các mối quan hệ trong cuộc sống. Bạn cũng sẽ dễ dàng lấy được sự thiện cảm, tin tưởng từ người đối diện nếu sở hữu khả năng ứng xử phù hợp. Vì thế hãy cùng THALIC VOICE giải mã câu hỏi Kỹ năng giao tiếp là gì? và các kỹ năng giao tiếp đặc biệt quan trọng trong cuộc sống nhé!

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp chính là khả năng giao tiếp của một người trong các cuộc hội thoại, cách họ chia·sẻ, truyền đạt ý kiến cũng như ý tưởng một cách rõ ràng mạch lạc. Người nói sẽ sử dụng các phương tiện giao tiếp quen thuộc như ngôn ngữ, cử chỉ, lời nói, … nhằm giúp người nghe có thể hiểu được nội dung câu chuyện cũng như là cơ sở tạo nên sự tương tác giữa các thành viên trong cuộc nói chuyện.

Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn thuần là kỹ năng nói như nhiều người vẫn nghĩ mà nó còn là khả năng lắng nghe, quan sát và phản hồi các vấn đề. Tất cả đều nhằm thực hiện chức năng của giao tiếp là trao đổi thông tin, định hướng nhận thức, hành vi của bản thân. Chính việc sở hữu khả năng giao tiếp ứng xử tốt sẽ giúp bạn xây dựng nên các mối quan hệ trong xã hội, làm việc nhóm hiệu quả hay thể hiện sự chuyên nghiệp, thân thiện nơi môi trường công sở.

Ngoài ra khi xã hội càng phát triển, công nghệ càng hiện đại, chúng ta có nhiều hơn các hình thức giao tiếp như thông qua email, mạng xã hội,…Bên cạnh những mặt tích cực thì hình thức giao tiếp qua mạng còn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng, kỹ năng giao tiếp thực tế của nhiều người hiện nay. Vì vậy mà chúng ta phải thường xuyên rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bản thân mỗi ngày.

2. Top 4 kỹ năng giao tiếp ứng xử quan trọng nhất

2.1. Kỹ năng giao tiếp ứng xử 

Trong văn hoá ứng xử, lời chào là một điều cơ bản và cần thiết khi bắt đầu một cuộc trò chuyện. Với mỗi đối tượng khác nhau bạn sẽ cần sử dụng cách giao tiếp sao cho phù hợp, linh hoạt nhất. Khi giao tiếp với người mới quen, câu chào hỏi lịch sự nhất nên kèm theo cái bắt tay thân tình; với bạn bè thì sự thân mật được đặt lên hàng đầu cùng những lời bông đùa, giọng điệu hóm hỉnh,…Cùng với đó lời tạm biệt cũng cần phải chú ý đến, giống như khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Đừng chỉ chào tạm biệt rồi quay đi mà  hãy kèm theo đó lời hẹn gặp lại. Khi ấy, đối phương cũng sẽ cảm thấy thoải mái hơn và có ấn tượng tốt về bạn. Cũng đừng nên vì sự nóng vội của bản thân mà ngắt lời người khác để đưa ra câu tạm biệt. Hành động này giống như kiểu bạn đang cố gắng để chạy trốn khỏi cuộc trò chuyện và có thể mất đi cơ hội gặp mặt lần sau.

2.2. Kỹ năng diễn đạt, thuyết phục người nghe

Dù thế nào thì chức năng chính của giao tiếp vẫn là trao đổi thông tin, cùng nhau hợp tác, cùng nhau thoả mãn những nhu cầu cá nhân của mỗi người. Khả năng giải thích, thuyết trình hay đàm phán hiệu quả có thể quyết định đến sự thành công của bạn. Chúng sẽ giúp bạn nói lên quan điểm, tư tưởng và suy nghĩ của bạn một cách logic và thu hút người nghe nhất. Khi đã có thể thuyết trình về vấn đề của mình tự tin, bạn hoàn toàn có thể cởi mở hơn với mọi người xung quanh, đón nhận những phản hồi một cách tích cực.

Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình hiệu quả cũng giúp bạn có thể dễ dàng giải quyết các vấn đề hay xử lý các tình huống khó khăn có thể xảy ra trong cuộc sống, công việc một cách linh hoạt nhất. Bên cạnh đó, khi nói chuyện, chúng ta không thể tránh khỏi sự xung đột ý kiến, lúc này bạn cần sử dụng kỹ năng giao tiếp khéo léo của mình để cảm ơn ý kiến đóng góp của đối phương nhưng vẫn cần đưa ra lý lẽ, bằng chứng thuyết phục nhằm bảo vệ quan điểm của chính mình. Đó chính là cách giao tiếp tốt nhất.

2.3. Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Trong kỹ năng giao tiếp, không chỉ có mỗi cách ứng xử, nói chuyện làm sao cho thu hút, khéo léo và còn phải biết cách lắng nghe hiệu quả. Khi giao tiếp, bạn nên biết lúc nào mình nên im lặng, nên lắng nghe và tiếp nhận những điều đối phương nói. Bởi lẽ đây là cách giao tiếp tốt nhất để đối phương cảm thấy được sự tôn trọng và quan tâm mà hứng thú tiếp tục chia sẻ. Còn về phía bạn, thì việc lắng nghe sẽ giúp bạn nắm bắt đầy đủ quan điểm, nội dung truyền tải. Biết đâu ý kiến của đối phương có thể cho bạn cái nhìn đa chiều về sự việc.

Trong khi lắng nghe, bạn không nhất thiết phải nghe hết  toàn bộ câu chuyện mà chỉ cần nghe rồi chọn lọc một, hai từ khóa quan trọng thường sẽ là danh từ, tính từ, động từ, số liệu,…để tiến hành đưa ra các lời bình luận chất lượng hay hỏi ngược lại họ các vấn đề liên quan. Để học được cách lắng nghe cũng vô cùng đơn giản, đừng bao giờ ngắt lời đối phương hay áp đặt quan điểm của mình lên suy nghĩ của họ, hãy tập trung lắng nghe. Thi thoảng hãy mỉm cười, gật đầu, duy trì giao tiếp ánh mắt,..để cho người nói biết được rằng bạn đang chú ý và quan tâm đến câu chuyện này. 

2.3. Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Để có thể kéo dài cuộc nói chuyện một cách hiệu quả thì bạn cần phải biết cách đặt câu hỏi khéo léo. Bởi lẽ bản chất của giao tiếp luôn luôn là sự trao đổi thông tin qua lại và việc đặt câu hỏi trong giao tiếp chính là phương tiện để thúc đẩy nó. Ngoài ra khi bạn hỏi cũng có nghĩa là bạn luôn ở thế chủ động dẫn dắt câu chuyện của chính mình phù hợp với mục đích của bản thân cũng như thể hiện sự trân trọng trong giao tiếp.

Nhưng kỹ thuật đặt câu hỏi trong giao tiếp như thế nào? Hãy luôn nhớ rằng dữ liệu của câu hỏi không chỉ nằm ở sự tò mò của bạn về quan điểm, suy nghĩ của người khác mà còn phải xuất phát từ chính câu trả lời của họ. Điều này sẽ cho thấy rằng bạn có đang thật sự lắng nghe, quan tâm đến cuộc nói chuyện này hay không, đặc biệt đây cũng là cách để đối phương biết được rằng bạn đang hào hứng với chủ đề đó.

3. Mẹo rèn luyện kỹ năng giao tiếp ứng xử hiệu quả 

3.1. Diễn đạt rõ ràng và dễ hiểu, không mắc lỗi ngọng hay lắp.

Khi sử dụng kỹ năng giao tiếp ứng xử, bạn cần đặc biệt lưu ý lỗi diễn đạt thật rành mạch và dễ hiểu, đặc biệt là tránh những mắc các lỗi ngọng hay nói lắp, lỗi địa phương nặng khiến đối phương cảm thấy khó hiểu. Ngoài ra những từ “à, ừm” vô nghĩa cần loại bỏ triệt để khi tham gia giao tiếp. Kỹ năng giao tiếp, ăn nói lưu loát không những giúp ta có thể truyền đạt ý tưởng, thông tin một cách hiệu quả mà còn giúp bạn tạo thiện cảm và gây ấn tượng mạnh mẽ đối với người khác. Từ đó mà con đường phát triển sự nghiệp cũng trở nên rộng mở hơn. 

Vì thế mà cách giao tiếp tốt nhất chính là luôn nói năng dứt khoát, có sự nhấn nhá cùng với ngắt nghỉ đúng lúc, đúng chỗ để người nghe có thể dễ dàng tiếp cận vấn đề cũng như hiểu được thông tin mà bạn muốn truyền tải. Đặc biệt kỹ năng giao tiếp này cũng giúp bạn có khoảng thời gian để lấy lại nguồn năng lượng, cảm hứng của bản thân mình.

Cùng với đó, trong mọi hoàn cảnh khác nhau thì bạn cũng nên lựa chọn ngôn từ hay giọng nói cho phù hợp, đây cũng là phần không thể thiếu trong kỹ năng giao tiếp ứng xử. Không phải lúc nào bạn cũng nên sử dụng những từ ngữ chuyên môn cũng như không phải lúc nào cũng có thể nói với giọng điệu hài hước. Nhưng dù bằng cách giao tiếp nào thì cũng cần ưu tiên sự rành mạch và dễ hiểu nhất để tạo điều kiện cho đối phương tiếp nhận thông tin theo cách tốt nhất. 

Tuy nhiên việc phát hiện và sửa những lỗi sai về giọng nói không phải là điều dễ dàng khi từ trước đến nay chúng ta vẫn quen nói như vậy. Bên cạnh đó, việc tự rèn luyện kỹ năng giao tiếp một mình là điều rất khó khăn khi không có ai để ý và nhắc bạn khi sai cũng như mất khá nhiều thời gian để tìm giải pháp phù hợp. Vậy tại sao không đến với khóa học Level 1: Sửa phát âm – Luyện nói chuẩn của THALIC VOICE giúp bạn khắc phục lỗi phát âm hiệu quả dù cho tình trạng giọng hiện tại của bạn có khó nghe như thế nào đi nữa. Nếu như bạn không mắc lỗi phát âm nhưng lại chẳng thể nói chuyện một cách thú vị, mạch lạc và thiếu kỹ năng giao tiếp thì khoá Level 2: Giọng nói nâng cao và ứng dụng vào giao tiếp sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất. Hãy luôn học hỏi, rèn luyện kỹ năng giao tiếp của mình mỗi ngày, bạn nhé!

3.2. Đừng chỉ “thao thao bất tuyệt” một mình

Hãy luôn nhớ rằng bản chất của giao tiếp là sự trao đổi thông tin qua lại giữa 2 người hay một nhóm với nhau để mỗi người có thể hiểu thêm về đối phương cũng như hai bên cùng chia sẻ quan điểm cá nhân của mình về chủ đề cuộc trò chuyện. Vậy nên đừng chỉ một mình “thao thao bất tuyệt” nói xuyên suốt cả buổi gặp mặt. Điều này sẽ không thể hiện rằng bạn là người học rộng tài cao mà chỉ khiến người khác đánh giá bạn là người thiếu kỹ năng giao tiếp và cảm thấy khó chịu, ngột ngạt, thậm chí là bị áp đặt khi phải nói chuyện với bạn.

Từ đó, thấy rằng mỗi chúng ta còn cần phải luyện kỹ năng lắng nghe. Việc lắng nghe sâu sẽ giúp bạn hiểu đối phương đang nghĩ gì, qua đấy có thể phát triển thêm chủ đề cuộc trò chuyện thú vị và hấp dẫn. Quan trọng là mọi người đều có thể nói được, chia sẻ được mà không bị bỏ rơi hay cảm thấy chán nản khi trò chuyện.

3.3. Cố gắng tìm ra điểm chung trong giao tiếp, hiểu đối phương

Chức năng của giao tiếp chính là thoả mãn các nhu cầu về mặt vật chất và tinh thần của con người trong đó có việc trao đổi thông tin, thấu hiểu nhau và chia sẻ các suy nghĩ chung. Vậy nên hãy cố gắng xác định được điểm chung giữa mình với đối phương hay giữa các thành viên trong nhóm trò chuyện với nhau mà phát triển câu chuyện dựa trên nền tảng đó. Mọi người sẽ cùng nhau nói lên quan điểm của mình và nhận được sự đóng góp, lời khuyên của người khác. Và sẽ chẳng có gì tuyệt vời hơn khi bạn được trò chuyện với những người có cùng điểm chung và hiểu bạn.

Bên cạnh đó, khi giao tiếp đừng chỉ nói hãy lắng nghe. Trong quá trình giao tiếp, hãy dừng lại đôi chút để lắng nghe những lời đối phương nói, giọng điệu cũng như ngôn ngữ hình thể của họ lúc ấy. Lắng nghe trong kỹ năng giao tiếp không chỉ để hiểu người mà còn để đưa ra những lời khuyên, thể hiện sự tôn trọng đối với đối phương. Khi bạn càng biết lắng nghe thì người kia sẽ càng cởi mở hơn và chia sẻ nhiều hơn những câu chuyện thú vị.

3.4. Sống thật với suy nghĩ của mình, kết hợp ngôn ngữ hình thể

Cách thể hiện sự khéo léo trong kỹ năng giao tiếp tốt nhất chính là trung thực, nói lên suy nghĩ của mình. Nếu chủ đề của cuộc nói chuyện làm bạn không mấy hứng thú thì hãy thành thật cảm ơn những chia sẻ của họ và thú nhận rằng mình không phù hợp với câu chuyện này. Tất nhiên việc từ chối phải được thực hiện một cách khéo léo mà không làm cho đối phương phật ý. 

Ngoài ra khi giao tiếp, đừng quên sử dụng những ngôn ngữ hình thể cần thiết để minh hoạ cho lời mình nói. Trong kỹ năng giao tiếp, ngôn ngữ hình thể đóng vai trò như một yếu tố quan trọng nhất thể hiện sự tự tin, chủ động của người nói. Đôi khi nó còn có ý nghĩa hơn rất nhiều so với trăm lời bạn nói ra. Dù bạn có thích thú hứng khởi hay bất ngờ đến đâu mà biểu cảm gương mặt của bạn không thay đổi thì mọi người xung quanh cũng không thể cảm nhận được. Từ ấy, có thể nói rằng ngôn ngữ hình thể là một phương tiện hữu hiệu giúp bạn bày tỏ cảm xúc, suy nghĩ và thái độ của bản thân cũng như khiến người nghe có thể dễ dàng hình dung, ghi nhớ lâu hơn về nội dung mà bạn truyền tải.

Chúng ta đang sống trong một thế giới hội nhập nơi công nghệ bùng nổ và phát triển mạnh mẽ, bên cạnh những mặt tiện ích trong đời sống thì điều này càng đặt ra những thách thức lớn hơn về kỹ năng giao tiếp của mỗi người. Chính vì lẽ đó mà việc liên tục rèn luyện cho mình kỹ năng giao tiếp ứng xử phù hợp, hỏi hỏi và tham gia các lớp phát triển, cải thiện kỹ năng giao tiếp là vô cùng cần thiết. Mong rằng những chia sẻ của THALIC VOICE sẽ giúp ích cho bạn trên quá trình thay đổi và hoàn thiện bản thân.