Gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn, nên hay không nên?

Sau khi kết thúc một buổi phỏng vấn, chắc hẳn mỗi ứng viên đều rất mong chờ được nhận email thông báo kết quả từ nhà tuyển dụng. Dù bạn có trúng tuyển hay không may mắn vượt qua được vòng phỏng vấn thì cũng đừng quên gửi một lá thư cảm ơn sau khi phỏng vấn nhé. Đây là một mẹo phỏng vấn hay ho giúp bạn tạo ấn tượng sâu sắc với nhà tuyển dụng. Thế nhưng cách trả lời mời thư phỏng vấn như thế nào? Cách viết thư cảm ơn sau phỏng vấn ra sao? Cùng THALIC VOICE tìm hiểu, bạn nhé.

1. Tầm quan trọng của thư cảm ơn sau phỏng vấn 

Nhiều ứng viên nghĩ rằng, việc gửi thư cảm ơn sau mỗi cuộc phỏng vấn là chuyện thừa thãi bởi lẽ vẫn chưa biết được rằng mình có trúng tuyển hay không. Ấy thế nhưng, hãy từ bỏ ngay suy nghĩ ấy, việc bạn phản hồi lại tin nhắn phỏng vấn cũng như chủ động gửi email sau khi phỏng vấn sẽ tạo cho nhà tuyển dụng một ấn tượng tốt về bạn cũng như thể hiện tính chuyên nghiệp của ứng viên trong công việc.

1.1. Đối với thư mời phỏng vấn 

Cách ứng viên trả lời thư mời phỏng vấn sớm nhất sẽ thể hiện được sự tôn trọng của họ đối với công ty cũng như thái độ nghiêm túc khi đăng ký ứng tuyển vào vị trí đó. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp trong công việc cùng sự tâm huyết mà bạn dành cho công việc.

Có những ứng viên cho rằng khi không thể tham gia cuộc phỏng vấn thì sự im lặng chính là câu trả lời rõ ràng nhất cho nhà tuyển dụng. Từ ấy mà thư từ chối phỏng vấn là không cần thiết. Nhưng đây lại là suy nghĩ sai lầm khi khiến nhà tuyển dụng có cái nhìn không mấy thiện cảm với ứng viên này. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp còn ác cảm đến mức sẵn sàng gạch tên hay đánh trượt ứng viên đó nếu họ có nộp hồ sơ xin việc trong tương lai.

Chính vì thế mà dù có thể tham gia buổi phỏng vấn hay không, các ứng viên hãy nhớ viết thư phản hồi lại để nhà tuyển dụng nắm được thông tin và sắp xếp công việc cho phù hợp nhé.

1.2. Đối với thư cảm ơn sau phỏng vấn

Thay vì chủ động chờ đợi kết quả sau buổi phỏng vấn, các ứng viên hãy đi trước một bước, chủ động viết một lá thư cảm ơn gửi đến quý công ty. Đây là mẹo phỏng vấn hay giúp bạn tăng độ thiện cảm trong mắt nhà tuyển dụng cũng như nâng cao khả năng trúng tuyển vị trí công việc đó.

Thư cảm ơn sau phỏng vấn thường sẽ được gửi sớm nhất trong khoảng 24 giờ sau khi buổi phỏng vấn diễn ra. Đây như một cách mà bạn sẽ phản hồi về buổi phỏng vấn này. Nó sẽ giúp bạn trở nên khác biệt trong mắt nhà tuyển dụng về độ chuyên nghiệp, sự thiện cảm trong mắt họ, giúp người phỏng vấn nhớ đến bạn nhiều hơn. Tuy nhiên, ứng viên chỉ nên viết lá thư này một cách ngắn gọn và súc tích nhất, không nên quá dài dòng hay ca ngợi bản thân, nhà tuyển dụng quá dẫn tới việc phản tác dụng. 

2. Cách trả lời thư mời phỏng vấn

2.1. Bố cục chung của thư mời phỏng vấn

Đặt tiêu đề thư

Một phần mà nhiều ứng viên khi viết trả lời thư mời phỏng vấn sẽ thường quên đó là tiêu đề. Đây là phần sẽ hiển thị bên ngoài quyết định xem người nhận có đọc lá thư ấy hay bỏ qua nó như bao tin nhắn rác khác. Nếu email của bạn không có tiêu đề rất dễ khiến nhà tuyển dụng bỏ qua và coi đó là Spam.

Cấu trúc của một phần tiêu đề chuyên nghiệp là [Họ và tên] – [Vị trí ứng tuyển] – [Xác nhận/Từ chối thư mời phỏng vấn]. Cách viết tiêu đề trong thư trả lời phỏng vấn phải thật rõ ràng, ngắn gọn để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nắm được thông tin, sắp xếp thời gian phỏng vấn cho phù hợp.

Mở đầu: lời chào trang trọng cùng lời cảm ơn chân thành

Đây là phép lịch sự tối thiểu mà bạn cần phải thực hiện. Một lời chào lịch sự, trang trọng sẽ khiến nhà tuyển dụng thấy hài lòng, nhớ đến và lưu giữ ấn tượng tốt về bạn dù vẫn chưa gặp mặt trực tiếp. Hãy mở lời bằng câu chào lịch sự gửi đến người phỏng vấn. Bạn có thể tham khảo cú pháp sau “Kính chào anh/chị…” cùng với tên của người đã viết thư cho bạn hay “Kính gửi quý công ty…” với tên công ty được viết đầy đủ.

Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên gửi một lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng. Cảm ơn họ vì đã lựa chọn bạn giữa hàng ngàn CV được gửi về để cho bạn một cơ hội đến với buổi phỏng vấn của quý công ty. Vượt qua được vòng này cũng đồng nghĩa với việc bạn đã từng bước tiến gần hơn với vị trí ứng tuyển mà mình mong muốn. Đặc biệt, bạn cần đi thẳng vào ngay vấn đề chớ lòng vòng thông tin không liên quan khiến người đọc nhàm chán.

Nội dung: Lý do bạn viết lá thư này

Trong cách trả lời thư mời phỏng vấn, đây chính là phần quan trọng nhất. Trong phần này bạn cần xác nhận lại lịch phỏng vấn. Nếu thời gian hẹn không phù hợp thì bạn hãy mạnh dạn đưa ra mốc thời gian cụ thể khác thích hợp với lịch trình của bạn và hỏi ý kiến của nhà tuyển dụng. Ở trường hợp, nhà tuyển dụng đưa ra một vài thời gian và yêu cầu bạn chọn lịch phỏng vấn thì hãy xác nhận tất cả những buổi hẹn mà bạn có thể tham gia và đừng quên nhấn mạnh thời gian mà bạn mong muốn nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên lời hẹn như: “Em/Tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn đúng giờ”. 

Nếu như bạn có ý định viết thư từ chối phỏng vấn thì hãy lịch sự trình bày ngắn gọn nguyên nhân vì sao bạn không thể tham gia buổi phỏng vấn để nhà tuyển dụng nắm rõ, tránh trường hợp mất thời gian. Các lý do đưa ra cũng cần phải hợp ý và tôn trọng người phỏng vấn nhằm tạo ấn tượng tốt cho lần ứng tuyển ở công ty đó trong tương lai. Hãy viết thêm câu cuối cùng như: “Em/Tôi mong rằng có cơ hội hợp tác với quý công ty vào một lần gần nhất”,…

Kết thư: Chữ ký cuối email 

Phần cuối email sẽ thường bao gồm các thông tin liên lạc cơ bản của bạn như: Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ và email liên hệ. Trong trường hợp có những sự thay đổi phát sinh, nhà tuyển dụng có thể dựa vào đó mà liên lạc trực tiếp với bạn để báo tình hình. 

2.2. Mẫu cách trả lời thư mời phỏng vấn 

Thư xác nhận phỏng vấn

Tiêu đề: TRẦN VĂN C_NHÂN VIÊN KẾ TOÁN_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN

Kính gửi: Công ty…

Tôi tên là Trần Văn C. Khi nhận được thư mời phỏng vấn từ quý công ty tôi đã rất vui và mong chờ buổi phỏng vấn lần này. Tôi xin được gửi lời cảm ơn đến quý công ty vì đã tạo cơ hội cho tôi thể hiện năng lực, kỹ năng của bản thân, từ đó có thể đáp ứng những yêu cầu của vị trí công việc.

Tôi viết bức thư này nhằm xác nhận lại lịch hẹn phỏng vấn vào …giờ, ngày…tháng…tại địa chỉ…

Tôi tin rằng với những kinh nghiệm làm việc của mình trong lĩnh vực…sẽ giúp tôi tự tin trở thành ứng viên phù hợp nhất với vị trí này. Tôi mong muốn được chia sẻ những kỹ năng, kiến thức của bản thân trong công việc với anh/chị. Chắc chắn tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn đúng theo lịch hẹn.

Nếu công ty có bất kỳ thắc mắc hay cần những tài liệu gì liên quan trước và trong buổi phỏng vấn, xin vui lòng phản hồi lại sớm nhất để tôi có thể chuẩn bị kỹ lưỡng nhất cho buổi phỏng vấn của mình. 

Trân trọng,

Trần Văn C

———————————————————————————————————-

Email: tranvanc@gmail.com                            

Số điện thoại: 03xxxxxxxx

Cách viết thư từ chối phỏng vấn

Tiêu đề: TRẦN VĂN C_NHÂN VIÊN KẾ TOÁN_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN

Kính gửi: Công ty…

Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn từ quý công ty cho vị trí …Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi phải thông báo rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày…tại văn phòng của công ty vì….(Lý do bạn từ chối phỏng vấn) 

Tôi mong rằng có cơ hội hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!

Trân trọng,

Trần Văn C

——————————————————————————————————————–

Email: tranvanc@gmail.com                            

Số điện thoại: 03xxxxxxxx

3. Cách viết thư cảm ơn sau phỏng vấn

3.1. Bố cục chung của thư cảm ơn sau phỏng vấn

Đặt tiêu đề 

Phần tiêu đề bạn cần đi thẳng vào vấn đề một cách ngắn gọn, mạch lạc và rõ ràng giúp nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nhận ra ứng viên của mình:

Tham khảo cấu trúc:  [Họ và tên] – [Vị trí ứng tuyển] – [Thư cảm ơn sau phỏng vấn]

Phần mở đầu

Hãy gửi lời chào hỏi đến với quý công ty, nêu đầy đủ tên của đơn vị bạn ứng tuyển. Bên cạnh đó, bạn cũng cần nói sơ qua về thông tin cá nhân của mình cũng như vị trí mà bạn ứng tuyển, ngày bạn tham gia phỏng vấn để nhà tuyển dụng có thể nhớ đến bạn. 

Cùng với đó trong phần mở đầu của thư cảm ơn sau phỏng vấn, đừng quên bày tỏ thái độ trân trọng vì nhà tuyển dụng đã dành thời gian để phỏng vấn và lắng nghe bạn. Việc sẽ khiến cho người phỏng vấn thấy được rằng bạn thật sự coi trọng buổi phỏng vấn vừa rồi và có cái nhìn thiện cảm hơn với bạn so với các ứng viên khác. 

Phần nội dung

Đây sẽ là phần giúp bạn gây ấn tượng mạnh mẽ trong bức thư cảm ơn sau phỏng vấn. Trong lúc phỏng vấn sẽ có đôi lúc bạn bị lo lắng, căng thẳng hay thiếu tự tin vì một lý do nào đó mà bạn chưa thể hiện được hết năng lực của bản thân. Vậy thì lá thư cảm ơn sau phỏng vấn này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề ấy.

Đầu tiên, bạn hãy đề cập đến những điểm nổi bật mà bạn ấn tượng trong cuộc phỏng vấn giữa bạn và nhà tuyển dụng. Hãy cho họ thấy bạn thật sự quan tâm đến những lời họ nói. Nếu như cảm thấy công việc không phù hợp với bản thân hãy thừa nhận nó, đừng trốn tránh và đề cập điều này trong email cảm ơn sau phỏng vấn của bạn. Việc này sẽ giúp đôi bên có thể tiết kiệm thời gian xem xét và đưa ra quyết định.

Tiếp theo sau đó, nếu bạn vẫn còn những điều tiếc nuối, cái mà bạn cho rằng nó cần thiết nhưng chưa thể nói trực tiếp trong buổi phỏng vấn thì hãy truyền tải nó thông qua lá thư cảm ơn sau phỏng vấn. Hãy chú ý xác định rõ điều gì thật sự đặc biệt có thể giúp ích cho vị trí công việc này kèm theo việc giải thích lý do tại sao. Bạn cũng có thể nêu thêm các kỹ năng hay kinh nghiệm làm việc và cách mà bạn đã làm, sử dụng nó vào công việc của mình.

Phần kết

Trước khi kết thúc lá thư cảm ơn sau phỏng vấn, hãy bổ sung thêm những thông tin cá nhân cần thiết và đừng quên nhắc nhà tuyển dụng phản hồi kết quả phỏng vấn nhé. Cuối thư, lời cảm ơn chân thành là điều không nên thiếu. Lời cảm ơn vừa thể hiện được sự lịch sự, trân trọng mà bạn dành cho buổi phỏng vấn cũng vừa biết ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian cho mình.

3.2. Mẫu thư cảm ơn sau phỏng vấn

Tiêu đề: TRẦN VĂN C_NHÂN VIÊN KẾ TOÁN_THƯ CẢM ƠN SAU PHỎNG VẤN

Kính gửi: Công ty…

Em xin chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian quý báu của mình cho buổi phỏng vấn của em ngày hôm qua. Đây là cơ hội quý giá giúp em có thể trực tiếp thể hiện được khả năng cũng như nguyện vọng của bản thân. Qua buổi phỏng vấn ngày hôm qua, em đã hiểu rõ hơn về năng lực của chính mình cũng như phong cách làm việc chuyên nghiệp, thân thiện của quý công ty.

Em thật sự mong muốn có thể đồng hành với công ty trên con đường phát triển sắp tới. Mong rằng với trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm hiên tại em đang có sẽ đáp ứng được yêu cầu vị trí tuyển dụng.

Dù kết quả có như thế nào, em cũng xin chân thành cảm ơn anh/chị đã tạo điều kiện cho em tham gia buổi phỏng vấn. Em hy vọng sẽ có cơ hội làm việc với anh/chị trong tương lai.

Nếu anh/chị có bất kỳ thắc mắc hay yêu cầu bổ sung tài liệu gì, xin vui lòng liên hệ với em qua email hoặc số điện thoại dưới đây. Em mong sớm nhận được tin tức từ anh/chị.

Trân trọng,

Trần Văn C

——————————————————————————————————————–

Email: tranvanc@gmail.com                            

Số điện thoại: 03xxxxxxxx

Việc gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn như một mẹo phỏng vấn khéo léo nhằm “nhắc nhớ” và tạo ấn tượng sâu sắc đối với nhà tuyển dụng. Hy vọng bài viết này của THALIC VOICE với những thông tin và gợi ý được chia sẻ về cách trả lời thư mời phỏng vấn và thư cảm ơn sau phỏng vấn sẽ giúp ích cho bạn trên con đường tìm kiếm công việc phù hợp với bản thân mình. Chúc bạn thành công.

Ngoài lá thư cảm ơn sau phỏng vấn thì còn một thứ có thể giúp bạn gây ấn tượng trực tiếp với nhà tuyển dụng đó là giọng nói. Một giọng nói nội lực cùng kỹ năng trả lời phỏng vấn tự tin giúp bạn trở nên khác biệt, tạo thiện cảm trong mắt người khác. Nhưng nếu bạn đang gặp những vấn đề liên quan đến giọng nói như không thể nói lâu, giọng nói lí nhí, không rõ ràng, giọng địa phương gây rào cản trong giao tiếp,…hay thiếu các kỹ năng giao tiếp nơi công sở, mất tự tin khi nói trước đám đông, không có kỹ năng xử lý tình huống,…Thì hãy đến ngay với các khoá học tại THALIC VOICE. Nơi kỹ năng của bạn sẽ được nâng cao bất ngờ chỉ sau một khoá học, cải thiện giọng nói với các chuyên gia là BTV, MC của các đài truyền hình. Từ đó lấy lại sự tự tin trong giao tiếp.