Đàm phán trong kinh doanh đàm chứ không phán

Không phải tự nhiên ông cha ta lại có câu “ Thương trường là chiến trường”. Bởi lẽ mỗi cuộc làm ăn thành công đều dựa trên sự đàm phán đấu tranh của cả đôi bên. Mỗi bên đều cố để có thể giành được phần lợi ích hơn, theo sát với mục tiêu ban đầu công ty đề ra. Vậy nên trên “chiến trường” đó nếu bạn không chuẩn bị tốt cách đàm phán trong kinh doanh cho hợp tình hợp lý thì người chịu thiệt thòi sẽ là bạn. Hãy cùng THALIC VOICE tìm hiểu kỹ hơn về kịch bản đàm phán trong kinh doanh nói chung và đàm phán hợp đồng nói riêng. 

1. Đàm phán trong kinh doanh có vai trò như thế nào?

Đàm phán trong kinh doanh được hiểu đơn giản là quan hệ mua bán, quy trình trao đổi và thương lượng giữa các đôi bên về thỏa thuận hợp tác. Trên thực tế mỗi công ty, doanh nghiệp đều có những tôn chỉ hoạt động kinh doanh với những quyền lợi và chính kiến khác nhau. Thậm chí, một vài tình huống đàm phán trong kinh doanh, giữa hai phía tồn tại sự bất đồng trong ngôn ngữ, tư duy hay luật pháp. Chính những sự khác biệt như thế đã dẫn đến nhiều cuộc xung đột, mâu thuẫn trong quá trình đàm phán hợp đồng. 

Vậy nên muốn giải quyết những mâu thuẫn ấy việc đàm phán trong kinh doanh phải dựa trên cơ sở bình đẳng, trao đổi thống nhất ý kiến và quan điểm. Có như thế cuộc đàm phán của bạn mới diễn ra suôn sẻ, hợp đồng mới đi đến ký kết. Trên thực tế, có rất nhiều trường hợp do thiếu kỹ năng đàm phán trong kinh doanh, không thể dung hòa mâu thuẫn mà không thể đi đến hợp tác, nghiêm trọng hơn còn “trở mặt thành thù”.

2. Các kiểu đàm phán trong kinh doanh

Trong kinh doanh có rất nhiều các kiểu đàm phán mà bạn có thể lựa chọn:

2.1. Đàm phán dựa trên nguyên tắc

Đây là hình thức đàm phán trong kinh doanh mà bạn cần đặt ra những nguyên tắc chung hướng tới lợi ích của đôi bên. Khi lựa chọn kiểu đàm phán này trong kinh doanh người đàm phán cần phải tách biệt rõ ràng những sự khác nhau giữa công việc và con người. Đối với công việc cần quyết liệt, cứng rắn còn đối với người thì lại ưu tiên sự ôn hòa trong giao tiếp.

Các đặc điểm cơ bản của hình thức đàm phán này mà bạn cần nắm vững để vận dụng dễ dàng: Biệt lập giữa cảm xúc và công việc; Đôi bên cần tập trung vào những lợi ích chung thật sự chứ không phải cố giữ lập trường cá nhân; đưa ra nhiều phương án dưới nhiều góc độ để có những lựa chọn thay thế; những kết quả đạt được sau đàm phán hợp đồng cần dựa theo những tiêu chuẩn khách quan. 

Đàm phán kinh doanh kiểu nguyên tắc là lựa chọn phổ biến nhất bởi nó có thể giúp duy trì mối quan hệ hữu nghị giữa đôi bên đồng thời đạt được những lợi ích tương ứng nhau trong thỏa thuận hợp đồng. Tuy nhiên các nhà đàm phán cũng nên linh hoạt trong thương lượng bởi đôi khi những nguyên tắc này sẽ gây nên sự cứng nhắc khiến đôi bên cảm thấy dồn dập, đột ngột.

2.2. Đàm phán mềm 

Kiểu đàm phán mềm thường được ít sử dụng trong kinh doanh bởi cơ sở của hình thức đàm phán này là duy trì các mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên. Vậy nên hình thức này còn được gọi là đàm phán hữu nghị, trong đó người đàm phán sẽ cố gắng hết sức để tránh xung đột, đồng thời chịu nhượng bộ để đạt được những thỏa thuận. Kiểu đàm phán này trong kinh doanh chỉ xuất hiện khi hợp tác giữa các mối quan hệ thân thiết như người nhà, bạn bè,…hoặc trong một vài trường hợp, đây là cách để các bên xây dựng mối quan hệ.

Vậy nên khi người đàm phán lựa chọn hình thức này sẽ thường tin tưởng đối phương cũng như đề xuất ra những điều khoản thỏa thuận có lợi cho đối tác nhằm thuận lợi ký kết hợp đồng. Đặc biệt đây là mối làm ăn quan hệ chứ không đặt nặng kinh tế. Tuy nhiên nếu đối tác không có tinh thần hợp tác thì kiểu đàm phán này chỉ gây ra thua thiệt cho nhà đàm phán.

2.3. Đàm phán cứng

Đàm phán cứng thật sự chính là một chiến trường khi đôi bên đều đấu tranh, phản bác để bảo vệ ý kiến của mình nhằm đạt được những thỏa thuận có lợi nhất cho công ty, doanh nghiệp. Thông thường, trong những cuộc đàm phán như thế này ai sở hữu kỹ năng đàm phán trong kinh doanh tốt hơn sẽ chiếm ưu thế, có xu hướng áp đảo và đè bẹp đối phương. Vậy nên mà kết quả của kiểu đàm phán hợp đồng này là Thắng – Thua. 

Người đàm phán khi tham gia “cuộc tranh đấu” này sẽ luôn tỏ thái độ kiên quyết, cứng rắn và liên tục gây sức ép lên đối phương. Từ đó khiến, đối tác phải nhượng bộ mà dành những thỏa thuận hoàn toàn có lợi về phía công ty chủ quản của người đàm phán. Tuy nhiên, kiểu đàm phán này, trong một vài trường hợp sẽ khá tiêu cực khi có thể gây nên những cảm xúc bất bình, tức giận cho đối phương vì phải chịu thua thiệt. Đồng thời, những mâu thuẫn và giằng co cũng không thể tránh khỏi, thậm chí là kéo dài khiến đôi bên đều căng thẳng, khó giữ được mối quan hệ sau khi đàm phán hợp đồng.

3. Kịch bản đàm phán trong kinh doanh

Thông thường các cuộc đàm phán trong kinh doanh sẽ gồm 4 bước cơ bản: Chuẩn bị trước khi đàm phán, Trao đổi các thông tin, Đề xuất những điều khoản có lợi cho cả đôi bên, Cùng đi đến một thỏa thuận chung.

3.1. Chuẩn bị trước khi đàm phán

Đây được xem như bước nền tảng cho một cuộc đàm phán trong kinh doanh thành công. Bạn càng chuẩn bị kỹ càng các tài liệu, thông tin, kỹ năng thì bạn càng nắm thế chủ động trên bàn đàm phán. Vậy thì tại bước này bạn nên làm gì? 

Xác định được mục tiêu của cuộc đàm phán

Trên thực tế bạn có thể đàm phán bất cứ điều gì nhưng hãy dựa trên những mong muốn và mục đích của cuộc đàm phán. Mục đích chính của bất kỳ cuộc đàm phán nào trong kinh doanh cũng nhằm đạt được những thỏa thuận có lợi cho công ty. Việc nắm rõ được mình cần gì và mình muốn gì trong cuộc đàm phán đó sẽ giúp cả doanh nghiệp và đối tác không bị lạc lối khi ngồi trên bàn đàm phán.

Bên cạnh đó việc thẳng thắn chia sẻ mong muốn của bản thân doanh nghiệp khi bắt đầu vào cuộc đàm phán cũng rất cần thiết. Điều này giúp các bên hiểu rõ nhau hơn dễ dàng đi đến sự thống nhất, giảm xung đột gay gắt.

“Điều tra” về đối tác

Đàm phán trong kinh doanh nguyên tắc “Biết người biết ta” luôn được đặt lên hàng đầu. Bạn chỉ có thể thành công trong đàm phán ký hợp đồng khi bạn chuẩn bị tâm thế thật tốt cũng như hiểu rõ đối tác, nắm bắt được tính cách, cách làm việc của họ. Vậy nên nếu mong muốn buổi đàm phán diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, bạn cần nghiên cứu thật kỹ đối tác của mình. 

Từ đó đưa ra những thỏa thuận, điều kiện phù hợp nhất với đối phương mà vẫn giữ được quan điểm và lợi ích của mình. Cuộc đàm phán sẽ trở nên thuận lợi và diễn ra nhanh chóng hơn. 

Xác định được những vấn đề còn tồn đọng

Khi bước vào cuộc đàm phán trong kinh doanh, bạn cũng cần hiểu rõ được bối cảnh, tình hình tài chính, kinh tế hiện tại của chính doanh nghiệp mình. Từ đó phát hiện, tìm ra những điểm còn thiếu xót hay chưa phù hợp trong hoàn cảnh hiện tại để tìm cách khéo léo đưa vào hợp đồng, tránh rủi ro sớm nhất.

Ngoài ra nhà đàm phán cũng nên đưa ra những phương án thay thế phù hợp phòng trường hợp đàm phán thất bại. Những giải pháp lúc ấy có thể thay thế đưa ra để đáp ứng lợi ích thích hợp nhất. Trong đó, bạn nên xác định và xếp hạng những phương án lần lượt từ cái tốt nhất trở xuống để kịp thời thay thế.

3.2. Trao đổi thông tin 

Đây là lúc mà bạn đã nhập cuộc vào việc đàm phán trong kinh doanh. Khi ấy hai bên sẽ cùng nhau cởi mở chia sẻ về những lợi ích mà mình đang muốn hướng đến ở lần đàm phán hợp đồng này. Lưu ý rằng, người đàm phán cần sắp xếp các vấn đề vướng mắc theo thứ tự ưu tiên để cùng nhau giải quyết, đi đến thống nhất và có lợi cho cả hai . Ngoài ra, việc trao đổi thông tin cũng là cách hiệu quả để đôi bên biết được các điểm tương đồng và khác biệt giữa hai doanh nghiệp. 

Lúc này là khoảng thời gian quý giá để đôi bên có thể cùng nhau bàn luận, đàm phán đưa ra những nguyên tắc, quy định khi thực hiện hợp đồng, như cam kết thực hiện, đảm bảo tuân thủ hợp đồng, tôn trọng đối phương,…Có là như thế thì khả năng cuộc đàm phán trong kinh doanh của bạn mới đạt đến thỏa thuận nhất trí cao. Hãy sòng phẳng với nhau ngay từ đầu. 

Ngoài kỹ năng đàm phán và thương lượng trong việc trao đổi thông tin còn cần người đàm phán phải là người biết lắng nghe, đặt câu hỏi, xử lý thông tin, phân tích dữ liệu,…Những kỹ năng này có thể giúp bổ trợ cho cuộc đàm phán khiến chúng diễn ra tốt đẹp và hiệu quả nhất.

Có một sự thật mà ít ai biết đó là giọng nói khi đàm phán trong kinh doanh cũng quyết định đến sự thành công của cuộc đàm phán. Một giọng nói trầm ấm và quyền lực, biết nhấn nhá, ngắt nghỉ đúng thời điểm sẽ khiến cho đối tác bị hút vào phần trình bày của bạn, tăng độ thiện cảm và sự tín nhiệm của đối phương đối với bạn, công ty bạn.

Nhưng nếu giọng nói không phải ưu điểm của bạn, bạn tự ti với giọng nói của mình bởi các lỗi phát âm, giọng địa phương. Hãy tìm đến những sự trợ giúp từ bên ngoài, một nơi có thể đồng hành cùng bạn trên con đường chinh phục giọng nói chuẩn hay – THALIC VOICE. Các khóa học tại Thalic có thể giúp bạn cải thiện tình trạng giọng nói của mình, hướng dẫn và luyện tập sửa lỗi hiệu quả chỉ sau một khóa học. 

3.3. Đề xuất những lựa chọn hướng đến lợi ích đôi bên 

Không phải cuộc đàm phán trong kinh doanh nào cũng có thể đem đến kết quả tốt cho cả đôi bên. Nhưng việc biết cân bằng lợi ích cá nhân để đề xuất những lựa chọn hướng tới lợi ích chung cao nhất là điều cần thiết. Hành động này thể hiện được sự tôn trọng giữa các đối tác với nhau, duy trì mối quan hệ tốt đẹp cho các cuộc đàm phán hợp đồng lần sau.

Hãy học cách lắng nghe những quan điểm, nhận định của đối phương để hiểu rõ và nắm được mục đích mà đối phương muốn hướng tới trong cuộc đàm phán này. Bên cạnh đó, không nên vội vàng đưa ra những lời đề nghị trước, để đối tác là người mở lời, việc này sẽ thuận lợi cho bạn trong việc thảo luận và đưa ra các phương án tốt hơn về sau.

Ngoài ra cũng đừng vội chấp nhận các đề nghị đầu tiên. Thông thường những đề nghị đầu tiên mà đối tác đưa ra sẽ chủ yếu dựa trên lợi ích phần nhiều thuộc về họ. Từ đó gây nên thiệt thòi cho bạn. Không nên thương lượng quá nhiều để tránh mất thời gian và hạ thấp thương hiệu của mình. 

3.3. Cùng nhau đi đến thỏa thuận chung

Các cuộc đàm phán trong kinh doanh, các nhà đàm phán cần phải đo lường, đánh giá được mức độ khả thi của các điều khoản trong hợp đồng để kịp thời đưa ra các phương án mới tốt hơn tránh trường hợp chịu thiệt thòi về mình. Bạn có thể đánh giá dựa trên những tiêu chí khách quan mà đôi bên đã thống nhất, phương án nào đạt nhiều tiêu chí nhất sẽ là giải pháp tối ưu nên lựa chọn cho cả hai bên.

Hiểu và nắm rõ được những kiểu đàm phán cũng như kịch bản đàm phán trong kinh doanh sẽ giúp bạn dễ dàng đạt được những thỏa thuận, hợp đồng lớn trong công việc. Từ đó mà vị trí, vai trò và sự tín nhiệm dành cho bạn ở tổ chức, doanh nghiệp cũng được nâng cao, mở ra con đường thăng tiến sau này. THALIC VOICE mong rằng bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn!