Cách làm việc nhóm hiệu quả, tưởng dễ nhưng không hề dễ

Làm việc nhóm là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết trong cuộc sống theo chúng ta từ lúc còn ngồi học trên ghế nhà trường cho đến khi đi làm nơi công sở. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách làm việc nhóm sao cho hiệu quả. Công thức làm việc nhóm hiệu quả phù hợp vào nhiều yếu tố khác nhau như tính cách cá nhân của mỗi thành viên, văn hóa tổ chức,…Vậy hãy để THALIC VOICE cùng bạn tìm hiểu về cách làm việc nhóm hiệu quả và giao tiếp làm việc nhóm sao cho phù hợp.

1. Những lưu ý quan trọng trước khi làm việc nhóm

1.1 Muốn làm việc nhóm hiệu quả hãy chọn đúng leader

Leader là một yếu tố vô cùng quan trọng trong bất kỳ một nhóm nào. Người đó có vai trò là một người định hướng, nắm giữ vai trò là người lãnh đạo cũng như quản lý các hoạt động trong nhóm. Tùy vào mỗi mục tiêu mà có thể đáp ứng được cả hai vai trò này:

Với vai trò lãnh đạo, họ là người cần phải xác định rằng “Chúng ta cần phải làm gì? Tại sao?”. Đồng thời phải là người duy trì sự công bằng cho nhóm có thưởng có phạt. Khi xảy ra mâu thuẫn họ là người đứng ra xử lý và các thành viên cần phải tôn trọng quyết định đó.

Với vai trò quản lý, họ sẽ là người chịu trách nhiệm về phần phân chia công việc một cách công bằng. Tùy vào kinh nghiệm, kỹ năng, và phong cách quản lý mà có thể phân chia theo hình thức thỏa thuận hoặc áp đặt. Và họ phải là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong các đầu việc và đảm bảo công việc được phân chia một cách nghiêm túc.

Vậy nên, một người leader cần phải được lựa chọn một cách nghiêm túc và được sự thống nhất chấp thuận của tất cả các thành viên trong nhóm. Đặc biệt là người đó cần có ý thức được về quyền hạn cũng như là trách nhiệm của chính bản thân mình trong nhóm. Bên cạnh đó, hãy nhớ rằng người leader không có nghĩa là người giỏi về chuyên môn nhất. Yếu tố quan trọng mà trưởng nhóm cần có là tinh thần trách nhiệm và khả năng lãnh đạo, tiếp theo sau đó là kỹ năng tương tác, giao tiếp với mọi người xung quanh. 

1.2 Lưu ý đối với các thành viên để có cách làm việc nhóm hiệu quả hơn

Cách làm việc nhóm hiệu quả trước tiên đòi hỏi mỗi thành viên phải đảm đảo các thông tin minh bạch. Nếu cần thiết các bạn có thể xây dựng một cơ chế giao tiếp khi làm việc nhóm phù hợp, tập trung thông tin lại ở một nơi cố định. Để bất kỳ người nào cần thông tin đều có thể truy xuất dễ dàng. Bên cạnh đó, các công việc khi làm việc nhóm cũng cần phân chia rõ ràng phù hợp với khả năng của từng người. Các thành viên trong nhóm cần có sự bàn bạc và thống nhất với nhau về kết quả trước khi bắt tay vào làm việc. 

Cùng với đó, để duy trì các làm việc nhóm hiệu quả, các nhóm trưởng cũng cần lên kế hoạch, tổ chức các buổi họp định kỳ, giao tiếp khi làm việc nhóm nhằm cho các thành viên có thể nắm bắt thông tin mới cũng như theo dõi tiến độ công việc để kịp thúc đẩy nhau hoàn thành. 

Các thành viên cũng cần nghiêm túc thực thi ngay khi có quyết định mặc dù không đồng lòng. Nếu mà đã không đồng ý hay có ý kiến khác thì có thể bày tỏ ngay để cho leader và mọi người để cùng đưa ra thảo luận. Một khi đã có quyết định, cho dù không hài lòng với quyết định thì vẫn cần tôn trọng ý kiến của số đông và tìm cách thực thi quyết định này.

Xem thêm: networking là gì? Lý do bạn nên có kỹ năng này

2. Những tình huống có thể xảy ra trong khi làm việc nhóm

2.1 Trưởng nhóm phải là người “gánh” cả team

Đây là trường hợp thường xuyên xảy ra khi làm việc nhóm, trưởng nhóm ôm đồm quá nhiều nhiệm vụ do không tin tưởng các thành viên trong nhóm hay bởi những lý do khác nhau. Nhưng hãy nhớ rằng vai trò của một người leader là quản lý các công việc trong nhóm, định hướng giải quyết vấn đề, kết nối các thành viên có kỹ năng giao tiếp khi làm việc nhóm. 

Vậy thì cách làm việc nhóm hiệu quả là mỗi cá nhân phải xác định trước định ngay từ đầu rằng: Cho dù nhiệm vụ, mục tiêu được đặt ra trước đó có thành công hay không thì người chịu trách nhiệm cuối cùng cho kết quả làm việc của cả nhóm là leader. Vì thế mà trưởng nhóm có thể nhận ít công việc hơn so với những thành viên còn lại bởi họ phải dành thời gian và công sức để điều phối, theo dõi tiến trình công việc cũng như đốc thúc mọi người hoàn thành đúng thời gian đề ra. 

2.2 Tình trạng “Nước đến chân mới nhảy”, hoàn thành nhiệm vụ sát deadline

Hiện nay có rất nhiều người có thói quen khi gần đến thời hạn hoàn thành nhiệm vụ thì mới tiến hành làm việc. Điều này là hoàn toàn không nên trong khi làm việc nhóm, bởi làm việc nhóm là một dây truyền với thành viên là những mắt xích liên kết, nối liền vào nhau. Vậy nên nếu một người chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến cả tiến độ làm việc của cả team. Hơn thế nữa việc làm quá sát deadline sẽ khiến bạn không thể có thời gian rà soát lại nội dung cũng như chỉnh sửa khi cần thiết dẫn đến những sai sót đáng có. 

Vậy nên để tránh tình trạng này xảy đến, các nhóm cần đảm bảo rằng phần công việc được phân cho từng cá nhân phải chi tiết, cụ thể, đo đếm được, được biệt là có thời gian rõ ràng, chi nhỏ các phần việc theo phạm vi từng tuần, từng ngày để tiện kiểm soát. Ấn định lịch họp định kỳ để cập nhật tiến độ với nhau. Như vậy mới là cách làm việc nhóm hiệu quả.

3. Cách giao tiếp để làm việc nhóm hiệu quả 

3.1 Tầm quan trọng của giao tiếp khi làm việc nhóm

Làm việc nhóm là một hoạt động làm việc tập thể, nơi mà các thành viên sẽ cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung, phấn đấu để đạt được một thành tựu nhất định trong công việc. Bởi thế mà giao tiếp khi làm việc nhóm trở thành yếu tố không thể thiếu, mang vai trò quyết định đến sự thành bại của công việc.

Bất cứ một đội nhóm nào cũng cần hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp khi làm việc nhóm. Đây là yếu tố then chốt giúp họ đạt được năng suất cao nhất. Giao tiếp hiệu quả sẽ tạo nên định hướng chung thống nhất giữa các thành viên, nhờ đó mà mỗi người có thể dễ dàng đạt được mục tiêu của mình. 

Thêm nữa, giao tiếp cũng giúp từng thành viên cảm thấy cởi mở, từ đó củng cố mối quan hệ. Một người trưởng nhóm hiệu quả sẽ biết rằng giao tiếp nhóm giúp thúc đẩy hiệu quả của tập thể. Khi nhân sự hiểu các tiêu chuẩn của công việc, họ sẽ chủ động hơn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ và nhóm sẽ tiến bộ dần theo thời gian. 

3.2 Cách giao tiếp để làm việc nhóm hiệu quả

Yếu tố quan trọng quyết định đến cách làm việc nhóm hiệu quả chính là giao tiếp khi làm việc nhóm. Vậy giao tiếp như thế nào để có thể gắn kết các thành viên và không gieo rắc mối bất hòa? Dưới đây là một vài điểm mà bạn cần lưu ý.

Đặt mục tiêu 

Điều này có thể giúp đảm bảo duy trì hiệu quả giao tiếp nhóm. Việc triển khai các mục tiêu cũng sẽ nâng cao sự hiểu biết và sự hợp tác giữa các nhân sự. Hãy xác định những thách thức trong việc giao tiếp khi làm việc nhóm, bạn sẽ hiểu rõ mình cần cải thiện ở đâu. Mặc dù việc thiết lập các mục tiêu trong giao tiếp nhóm sẽ giúp xác định các mục tiêu chung, nhưng bạn có thể nhận cơ hội này mà cải thiện những vấn đề cụ thể khác của mình.

Dành thời gian để giao tiếp

Cách làm việc nhóm hiệu quả nhất là cùng nhau bàn bạc, cùng nhau làm việc. Vậy nên hãy dành thời gian cho các cuộc họp và xử lý nhanh hoặc cập nhật dự án để nhóm của bạn có thể xây dựng một lòng tin vững chắc và giao tiếp hiệu quả hơn. Dành thời gian để giao tiếp cũng đồng nghĩa với việc tạo cơ hội để có thể biểu dương những cá nhân xuất sắc, tạo động lực cho mọi người làm việc tốt hơn hay bàn luận trao đổi về các vấn đề.

Luôn làm rõ mọi thứ

Nếu đã từng cảm thấy phức tạp và khó hiểu khi nói chuyện với một ai đó, bạn sẽ hiểu tại sao chúng ta nên giao tiếp dễ hiểu và đơn giản hơn. Thông thường, giao tiếp khi làm việc nhóm nhằm mục đích giữ cho mọi người đi cùng một hướng, nhưng để làm được vậy thì nó cần rõ ràng. Bạn phải chắc chắn rằng những người còn lại không cần phải vắt óc suy nghĩ về lời bạn nói.

Thể hiện sự tôn trọng

Để giao tiếp khi làm việc nhóm đạt hiệu quả, bạn nhất định phải tôn trọng tất cả mọi người. Thể hiện sự tôn trọng trong giao tiếp thực ra rất đơn giản, chẳng hạn như tôn trọng thời gian của nhóm và giải quyết công việc nhanh gọn. Bên cạnh đó, những lời góp ý mang tính xây dựng cũng cần được đưa ra và đón nhận một cách cởi mở. Sẽ có lúc các thành viên trong nhóm sai, nhưng việc giao tiếp tôn trọng có thể cải thiện tình hình một cách đáng kể.

Tận dụng phương tiện trao đổi thông tin

Bạn hoàn toàn có thể tranh thủ khoảng thời gian làm việc ở nhà để học cách sử dụng thành thạo thiết bị công nghệ. Nhờ vào Skype, Email hay các trang mạng xã hội, bạn sẽ dễ dàng chia sẻ với các thành viên về ý tưởng, kế hoạch của mình. Linh hoạt sử dụng các công cụ hỗ trợ giúp mỗi thành viên hoàn thiện bản thân mình qua từng ngày.

Chia sẻ những câu chuyện ngoài phạm vi công việc

Đừng chỉ tập trung giao tiếp khi làm việc nhóm. Hãy bỏ chút thời gian của mình để gặp gỡ giao lưu với bạn bè, đồng nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng có thể chủ động hơn trong những cuộc vui chơi, liên hoan để tiếp xúc với mọi người, tăng sự kết nối. Tình cảm cũng như sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm sẽ làm giảm nguy cơ xảy ra xung đột trong công việc.

Cách làm việc nhóm hiệu quả là kỹ năng quan trọng đối với tất cả mọi người. Hãy rèn luyện mỗi ngày để có thể trở thành một người có thái độ và tác phong làm việc chuyên nghiệp nhé. Nếu bạn thấy những nội dung mà THALIC VOICE chia sẻ có ích hãy gửi lại cho đội nhóm của mình để mọi người cùng tham khảo và triển khai nhé.

Kết luận

Nếu như bạn vẫn cảm thấy tự ti về giọng nói cũng như các kỹ năng trong giao tiếp khi làm việc nhóm nói riêng và giao tiếp với mọi người xung quanh nói chung thì hãy nhanh tay đăng ký ngay các khóa học tại THALIC VOICE. Tại đây các bạn sẽ có cơ hội học tập, rèn luyện khả năng giao tiếp cũng như phản xạ khi tiếp xúc với mọi người.