5 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng quan trọng mà HR phải có

Để tránh được trường hợp tuyển dụng sai người, vụt mất những ứng viên có tiềm năng, thì mỗi nhà tuyển dụng cần trang bị cho mình những kiến thức, kinh nghiệm phỏng vấn cũng như các kỹ năng chuyên môn. Một trong số đó là kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả. Không phải HR nào cũng sở hữu kỹ năng này nhưng nó lại là yếu tố quyết định phần lớn đến hiệu quả của tuyển dụng nhân sự. Cùng THALIC VOICE tìm hiểu về kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cũng như quy trình phỏng vấn. 

1. Tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng

Trước khi bắt đầu vào tìm hiểu và nghiên cứu quy trình phỏng vấn, thì mỗi nhà tuyển dụng cần phải nắm vững được tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Từ đó mới có thể tìm ra những ứng cử viên sáng giá nhất cho doanh nghiệp của mình. Khi đã thực hiện hiệu quả của kỹ năng này, nhà tuyển dụng có thể thông qua phỏng vấn mà xác định được kỹ năng, kinh nghiệm cũng như tính cách của các ứng cử viên, xem họ có thật sự phù hợp với cách làm việc của công ty hay không. Từ đó mà hạn chế được rủi ro tuyển dụng sai người, sai vị trí và giảm thiểu thiệt hại cho công ty.

Bên cạnh đó, việc HR áp dụng hiệu quả kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng sẽ làm cho ứng viên có cái nhìn tích cực cũng như hiểu hơn về môi trường và phong cách làm việc của doanh nghiệp. Qua đó, họ có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và xem mình có thực sự phù hợp với môi trường này hay không? 

Vì thế mà mỗi công ty cần đầu tư cho mình một quy trình phỏng vấn chặt chẽ với những kế hoạch phù hợp với từng vị trí khác nhau. Cùng với đó, nhà tuyển dụng cũng nên trau dồi cho mình kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và chất lượng nhất, tìm ra những ứng viên phù hợp với tiêu chí đã đề ra.

2. Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng trên thực tế.

Kỹ năng nghiên cứu vị trí cần tuyển dụng

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng sẽ bao gồm cả việc bạn phải có khả năng nghiên cứu và hiểu rõ được những yêu cầu mà vị trí ứng tuyển đang cần. Từ đó có thể chọn ra ứng viên phù hợp nhất. Các vấn đề cần đặt ra: Đây là vị trí gì? Vị trí này đòi hỏi ứng viên có những yếu tố gì? Có cần kinh nghiệm hay không? Thái độ, cách suy nghĩ như thế nào để phù hợp với công ty?,…

Trong trường hợp nếu bạn không biết gì về vị trí ứng tuyển, hãy đi hỏi những người đồng nghiệp đang làm tại vị trí đó hoặc những người sẽ làm việc trực tiếp với người được tuyển dụng để tham khảo thêm thông tin, kiến thức phục vụ cho công việc. Hãy lập một list các tiêu chí đánh giá cũng như những kỳ vọng mà bạn mong chờ ở ứng viên của mình.

Chỉ khi hiểu rõ vị trí cần tuyển dụng bạn mới có thể đưa ra những câu hỏi chất lượng làm rõ được năng lực của ứng viên và không bỏ lỡ bất kỳ ứng viên tiềm năng nào. Từ đó giúp quy trình tuyển dụng trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn, kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cũng sẽ dễ dàng được áp dụng hơn trong các bước sau. Ngoài ra, một điều quan trọng nữa là cần đảm bảo tất cả mọi người trong bộ phận tuyển dụng đều hiểu và thống nhất với những tiêu chí mà bạn đề ra. 

Kỹ năng sàng lọc, nghiên cứu ứng viên.

Trước khi đến với buổi phỏng vấn, các nhà tuyển dụng sẽ nhận được rất nhiều những CV ứng tuyển khác nhau thông qua email hay các trang tuyển dụng. Nhiệm vụ mà bạn cần làm là sàng lọc ra những CV có tiềm năng và chất lượng với vị trí công việc. Để có thể thực hiện công việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả, bạn cần phải nâng cao kỹ năng sàng lọc nghiên cứu ứng viên – một trong những kỹ năng quan trọng trong phỏng vấn tuyển dụng. Bước đầu tiên là biết cách chọn lọc keywords đặc trưng phù hợp tiêu chí công việc này. 

Từ đó sẽ tiến hành đối chiếu và lọc ra những CV sáng giá nhất, đáp ứng được những keyword đã đề ra. Nếu có thể hãy cho điểm dựa vào các tiêu chí công việc trong mô tả để có thể dễ dàng so sánh các ứng viên với nhau, đưa ra những hồ sơ chất lượng nhất.

Kỹ năng giao tiếp 

Bên cạnh đó, khi tham gia trực tiếp tham gia phỏng vấn tuyển dụng bạn cần phải có được kỹ năng giao tiếp linh hoạt và giọng nói là phương tiện để truyền tải thông tin. Bởi bạn sẽ là người trực tiếp nói chuyện với ứng viên và bạn là đại diện cho công ty để phỏng vấn ứng viên nên những lời bạn nói ra cần phải dễ hiểu, rõ ràng và thể hiện được sự chuyên nghiệp. Có như thế ứng viên mới có cái nhìn đúng đắn về doanh nghiệp của bạn.

Một chất giọng thều thào, khó nghe, nặng âm sắc địa phương sẽ khiến cho các ứng viên khó hiểu các nội dung mà bạn nói. Từ đó mà phải trao đổi qua lại rất nhiều lần mới có thể thống nhất thông tin và làm mất thời gian của cả hai. Vậy nên hãy luyện tập cho mình một giọng nói không cần quá hay nhưng phải chuẩn và truyền cảm. Và khóa học tại THALIC VOICE sẽ giúp bạn điều ấy. Những âm sắc địa phương, giọng đọc lý nhí, ngại ngùng khi giao tiếp sẽ được giải quyết hiệu quả chỉ sau một khóa học, giúp bạn nâng tầm giọng nói – cải thiện thói quen giao tiếp.

Kỹ năng phát triển bộ câu hỏi:

Một bộ câu hỏi sẽ thường bao gồm những câu hỏi chung, câu hỏi hành vi (giả định tình huống) hay các câu hỏi đẩy áp lực.

Các câu hỏi chung, cơ bản: Đây sẽ thường là các câu hỏi mở đầu trong mỗi buổi phỏng vấn nhằm tạo sự cởi mở trong giao tiếp. Các câu hỏi này sẽ thường xoay quanh bản thân ứng viên nhưng không quá cá nhân như học vấn, kinh nghiệm hay cảm nghĩ của họ…Qua những câu hỏi ấy, nhà tuyển dụng có thể hiểu rõ cũng như biết sâu, khai thác nhiều hơn về ứng viên của mình ngoài những thông tin được đề cập trong CV.

Những câu hỏi hay nhất mà bạn có thể tham khảo:

• Hãy miêu tả bản thân của bạn thông qua 3 từ? Và giải thích tại sao?
• Bạn nhận thấy những điểm mạnh và điểm yếu trong mình là gì?
• Lý do vì sao mà bạn lại quyết định ứng tuyển vị trí này?
• Bạn đã biết gì về công ty/ doanh nghiệp của chúng tôi?

Các câu hỏi đặt tình huống/ câu hỏi hành vi: Đây có lẽ là những câu hỏi giúp cho nhà tuyển dụng có thể đánh giá được khả năng tư duy cũng như cách giải quyết vấn đề của ứng viên một cách nhanh chóng nhất. Đây cũng là yếu tố quan trọng để xác định xem đâu là ứng viên tiềm năng, thích hợp với vị trí này. Các câu hỏi có thể xoay quanh những điều đã xảy ra trong quá khứ và bài học rút ra của mỗi cá nhân. Điều này có thể giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ được ứng viên của mình về quá trình làm việc của họ và cách họ giải quyết vấn đề. Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng sẽ được thể hiện ở những câu hỏi mà bạn đưa ra làm sao để ứng viên có thể chia sẻ nhiều nhất và bạn cũng có thể đánh giá từ những điều họ nói. Thay vì hỏi trực tiếp: “Bạn có thể xử lý vấn đề này không?” thì các nhà tuyển dụng nên cho ứng viên một tình huống cụ thể hoặc để họ kể ra những điều mà mình đã gặp và cách mà họ giải quyết.

Những câu hỏi hay nhất mà bạn có thể tham khảo:

• Trong những kinh nghiệm làm việc của mình, bạn cảm thấy đâu là giai đoạn mà bạn tự hào về bản thân mình nhất? Tại sao?
• Bạn hãy kể về một lần bạn gặp áp lực trong công việc và cách bạn giải quyết áp lực ấy ra sao?
• Nếu trong phòng làm việc của bạn, xuất hiện bất hòa hay cãi nhau, bạn sẽ xử lý như thế nào? 
• Bạn hình dung trong 30/60/90 ngày đầu tiên khi bạn tiếp nhận vị trí này sẽ xảy ra như thế nào? 

Các câu hỏi tạo áp lực: Đúng như tên gọi của nó, mục đích của những câu hỏi này là tạo áp lực vô hình lên cho ứng viên và yêu cầu họ phải xử lý trong những tình huống mới lạ, kích thích sự sáng tạo. Qua đó nhà tuyển dụng cũng đánh giá được sự linh hoạt trong phong cách làm việc của ứng viên cũng như tư duy nhìn nhận vấn đề, giải quyết sự việc

Những câu hỏi hay nhất mà bạn có thể tham khảo:

• Theo bạn, điều gì khiến bạn nổi bật hơn, khác biệt so với các ứng viên ?
• Điều gì khiến công ty chúng tôi phải lựa chọn vào vị trí này thay vì các ứng viên triển vọng khác ngoài kia?

Thật ra việc đặt câu hỏi không khó nhưng cần bạn phải sở hữu tư duy sắc bén cùng kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp và đặc biệt là kinh nghiệm phỏng vấn ứng viên. Bạn càng có nhiều kinh nghiệm phỏng vấn thì những câu hỏi bạn đưa ra sẽ càng hay và cách nhìn nhận năng lực của ứng viên cũng chính xác hơn. 

Kỹ năng xây dựng hệ thống đánh giá

Sau khi đã tiến hành buổi phỏng vấn theo đúng quy trình thì bước tiếp theo của một nhà tuyển dụng cần làm là xây dựng một hệ thống chuẩn mực nhằm đánh giá ứng việc công tâm và minh bạch nhất. Là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn sẽ không thể đánh giá các ứng viên tiềm năng bằng cảm tính của bản thân. Nếu chỉ vì bạn có thiện cảm hay yêu thích ứng viên mà không đánh giá họ dựa trên năng lực công việc thì rõ ràng chất lượng công việc sẽ không hiệu quả và không đảm bảo được tính công bằng đối với các ứng viên khác. Vì thế mà mỗi nhà tuyển dụng cần phải kỹ năng tiêu chuẩn hóa dựa trên vị trí công việc tuyển dụng và cả sự áp dụng linh hoạt kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng của bản thân. Từ hệ thống đánh giá ấy, các nhà tuyển dụng có thể dễ dàng làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.

3. Quy trình ứng dụng kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng vào thực tế: 

Quy trình phỏng vấn xin việc có thể tiến hành tuần tự theo những bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu trước khi phỏng vấn tuyển dụng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình phỏng vấn, các nhà tuyển dụng sẽ tiến hành áp dụng kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng nói chung và kỹ năng nghiên cứu vị trí tuyển dụng, ứng viên ứng tuyển nói riêng. Đây được xem như một bước nền tảng giúp cho người phỏng vấn có thể hiểu rõ rằng: “Công ty đang mong muốn một ứng viên như thế nào để phù hợp với vị trí này?” Từ đó mà xác định đúng mục tiêu, tránh những tổn thất trong việc tuyển dụng sai đối tượng mục tiêu.

Bước 2: Xác nhận phỏng vấn

Khi đã sàng lọc ra những ứng viên có tiềm năng, phòng nhân sự sẽ tiến hành liên hệ với những ứng viên phỏng vấn. Bước này sẽ cần sử dụng kỹ năng giao tiếp để truyền tải đầy đủ nội dung, thông tin cuộc hẹn cho ứng viên. Hãy xác nhận lại chính xác để đảm bảo rằng họ có thể tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp. 

Thời điểm vàng để bạn liên hệ với các ứng viên là vào khoảng từ 10h-12h hoặc 16h-18h chiều trùng Lúc ấy họ sẽ có thời gian để nghe máy và trao đổi kỹ hơn về công việc. Đặc biệt tránh việc gọi cho các ứng viên vào buổi tối muộn vì sẽ ảnh hưởng đến khoảng thời gian riêng tư. Ngoài ra, thời gian gọi điện phỏng vấn cũng chỉ nên gói gọn trong khoảng 1 phút. 

Bước 3: Tiến hành phỏng vấn và đảm bảo đúng quy trình phỏng vấn 

Đây là bước bạn sẽ trực tiếp gặp mặt và trao đổi trực tiếp với ứng viên thông qua việc kỹ năng phỏng vấn của bạn với các câu hỏi chung cho đến chuyên môn nhằm khai thác thế mạnh từ ứng viên. Trong khoảng thời gian phỏng vấn, bạn cần đảm bảo cấu trúc quy trình phỏng vấn, điều này sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp và tăng tính thiện cảm với các ứng viên. 

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng sẽ được lồng ghép khéo léo trong các phần của buổi phỏng vấn: Giới thiệu (có thể trò chuyện hay giới thiệu sơ qua nhằm tạo không khí thoải mái, giai đoạn đặt câu hỏi cho ứng viên (Lần lượt đưa ra các câu hỏi từ câu hỏi chung để mở đầu đến câu hỏi tình huống nhằm đánh giá tư duy ứng viên, sau đó là câu hỏi tạo áp lực để đánh giá khả năng của họ), tổng kết và cuối cùng là bài kiểm tra nhỏ (nếu vị trí ứng tuyển cần thiết).

Bước 4: Nhận định dựa theo hệ thống đánh giá 

Bước cuối cùng là đánh giá và nhận định ứng viên phù hợp. Các nhà tuyển dụng cần vận dụng kỹ năng của mình để xây dựng nên một hệ thống đánh giá hoàn chỉnh nhằm nhận định được tổng thể, xem xét được các ứng viên đã đạt bao nhiêu phần trăm mà mình mong muốn và có khả năng phát triển khi ở trong môi trường doanh nghiệp của mình hay không? Tất cả sẽ được quy chuẩn hóa trong hệ thống đánh giá hoàn chỉnh. Từ đó, nhà tuyển dụng chi cần soi chiếc xem ứng viên đó có đáp ứng đủ mức yêu cầu và đưa ra quyết định tuyển dụng nhân sự. Khi ấy, công cuộc tìm kiếm nhân lực sẽ diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. 

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là điều vô cùng cần thiết và quan trọng đối với  mỗi doanh nghiệp hay công ty. Bởi nó sẽ quyết định xem những ứng viên tiềm năng mà bạn lựa chọn có thể thật sự tiềm năng và phù hợp với vị trí công việc hay không. Hy vọng rằng những thông tin mà THALIC VOICE chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu thêm về một quy trình phỏng vấn đạt chuẩn để áp dụng vào các lần tuyển dụng tiếp theo.