4 cách giao tiếp trong kinh doanh khéo léo

Việc giao tiếp trong kinh doanh không chỉ là một cuộc nói chuyện đơn thuần giữa hai bên hay là thỏa thuận mua bán hàng hóa thông thường, mà đó là cả một bộ môn nghệ thuật cần đến sự khéo léo, tinh tế và cái duyên của người làm kinh doanh. Trong bài viết này, THALIC VOICE sẽ giải đáp cho bạn tại sao giao tiếp trong kinh doanh lại quan trọng đến như thế và nguyên tắc giao tiếp với khách hàng hiệu quả.

1. Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh 

Giao tiếp trong kinh doanh cũng giống như một bộ môn nghệ thuật, người nào có khả năng giao tiếp tốt sẽ nắm được ưu thế thành công, dễ dàng tạo ra những mối quan hệ hợp tác với các cộng sự cũng như gắn bó mật thiết với khách hàng. 

Đầu tiên, việc sở hữu kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt tâm lý của khách hàng. Trong buôn bán, khách hàng luôn là yếu tố quan trọng nhất để tạo ra những lợi ích cho doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp phát triển ngày càng vững mạnh – khẳng định được vị trí trên thị trường kinh doanh. Thông qua những cuộc khảo sát thực tế, người làm kinh doanh có thể dễ dàng nhận ra khách hàng đang cần gì ở sản phẩm/dịch vụ của họ. Từ đó mà cung cấp những giải pháp tiêu dùng hiệu quả, những chiến lược bán hàng phù hợp.

Ngoài ra, thông qua khả năng giao tiếp trong kinh doanh mà bạn có thể dễ dàng biểu đạt những suy nghĩ, cung cấp những thông tin xác thực nhằm giao tiếp với khách hàng, thuyết phục họ lựa chọn và sử dụng sản phẩm của công ty. Trong quá trình thương lượng với khách hàng, đối tác nếu có những thông tin sai lệch thì kỹ năng ăn nói khéo léo có thể xoa dịu người nghe.

Cuối cùng, với kỹ năng giao tiếp tốt có thể tạo ra những cơ hội thăng tiến trong công việc kinh doanh. Việc giao tiếp khéo léo, linh hoạt sẽ giúp bạn tạo dựng nên những mối quan hệ tốt đối với bạn bè, đồng nghiệp thậm chí là cấp trên. Khi ấy con đường thăng tiến trong môi trường kinh doanh của bạn sẽ được rộng mở. Thêm vào đó, việc giao tiếp với khách hàng hiệu quả còn giúp bạn gắn kết với những đối tác tiềm năng, từ đó nhận được sự tín nhiệm, dễ dàng được giao cho các nhiệm vụ quan trọng như trao đổi với đối tác hay gặp mặt, thương thảo cùng khách hàng…

2. Những nguyên tắc quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh

2.1. Luôn lắng nghe khách hàng nói

Biết cách lắng nghe khi giao tiếp trong kinh doanh là một đức tính quan trọng mà mỗi người làm việc trong lĩnh vực kinh doanh – tài chính cần phải có. Việc lắng nghe những gì khách hàng, đối tác nói một cách toàn tâm toàn ý, tiếp thu những lời phàn nàn hay góp ý từ họ sẽ giúp bạn hiểu thêm về đối tượng mục tiêu của mình, nhu cầu của họ. Từ đó tìm cách giao tiếp với khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu hay xoa dịu cảm xúc. 

Một kinh doanh giỏi là người biết cách sử dụng kỹ năng lắng nghe như một thứ vũ khí lợi hại để giúp giữ chân khách hàng hay đối tác của mình. Việc được lắng nghe những vấn đề của mình sẽ khiến đối phương cảm thấy được sự tôn trọng và có thiện cảm với doanh nghiệp của bạn hơn. Từ đó mà đưa ra các quyết định dễ dàng và duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài

Bên cạnh đó, việc lắng nghe cũng giúp bạn học hỏi và nhận ra rất nhiều những vấn đề mà bạn hay công ty chưa hoàn thiện để khắc phục và phát triển hơn. Thay vì mất thời gian tranh cãi thì bạn nên dành thời gian nhiều hơn để lắng nghe và suy ngẫm về những vấn đề, nhu cầu của đối tác để có thể hoàn thiện hợp đồng về sau.

2.2. Chuẩn bị kỹ càng trước khi giao tiếp

Trong bất cứ lĩnh vực nào của đời sống, đặc biệt là kinh doanh, trước khi đến gặp khách hàng hay đối tác của mình bạn cần phải chuẩn kỹ không chỉ nội dung mà còn cả tinh thần của mình nữa. Đây là những yếu tố quan trọng sẽ quyết định sự thành công hay thất bại trong thương vụ này cũng như mức độ tự tin của bạn khi bước ra đàm phán. Một người kinh doanh chuyên nghiệp là chuẩn bị kỹ càng nhất từ nội dung cần thảo luận, các thông tin cơ bản về khách hàng hay đối tác của mình.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn những câu hỏi nhằm khai thác ý kiến của đối phương qua đó nhận biết nhu cầu, mong muốn của đối tác và tìm cách hòa hợp ý kiến của hai bên, đi đến thống nhất đàm phán. Hãy hình dung trước những tình huống, câu hỏi mà khách hàng có thể đặt ra khi bạn đang trình bày về sản phẩm, dịch vụ của công ty mình. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng như vậy sẽ giúp bạn có thể dễ dàng ứng phó với công việc, những tình huống bất ngờ có thể xảy ra một cách thông minh và chỉnh chu nhất.

2.3. Tôn trọng đối phương là điều tiên quyết nhưng phải bình đẳng

Trong mọi mối quan hệ, đặc biệt là những mối làm ăn trong kinh doanh thì việc tôn trọng đối phương luôn là điều kiện tiên quyết để duy trì sự hợp tác lâu dài. Vậy nên giao tiếp trong kinh doanh cần phải dựa trên cơ sở  của sự bình đẳng. Sẽ không ai mong muốn bàn bạc công việc với một người vốn chả tôn trọng mình cả.

Bên cạnh đó, thái độ tự tin, khiêm nhường cũng cần thiết đối với nhà kinh doanh giỏi. Nhưng hãy nhớ rằng, dù việc bán được sản phẩm, đem về hợp đồng cho công ty mang đến lợi ích to lớn nhưng bạn cũng không nên quá nhún nhường trước đối phương. Việc tôn trọng hoàn toàn khác với việc chịu lép vế trước đối tác của mình. Bởi khi khách hàng, đối tác tìm đến bạn là bởi họ hứng thú với sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cung cấp và họ cần sự tư vấn cũng như một đối tác thực thụ. Vậy nên bạn đừng tỏ ra quá phục tùng hay dễ dàng thỏa hiệp với mọi yêu cầu của khách hàng, đối tác. Hãy nhớ rằng chỉ đồng ý khi đạt được những thỏa thuận phù hợp với mong muốn cả hai bạn. Và tất nhiên là bạn có đủ khả năng để thực hiện theo đúng những cam kết ấy về thời gian cung ứng cũng như chất lượng sản phẩm khi đưa đến tay khách hàng. 

2.4. Luôn bày tỏ thiện chí trong giao tiếp với khách hàng, đối tác

Khi giao tiếp trong kinh doanh, việc cho khách hàng nhìn thấy thiện trí, thái độ hữu hảo của bạn đối với họ là một điều rất quan trọng. Chỉ thông qua những cử chỉ hay biểu cảm đơn giản cũng có thể để lại ấn tượng tốt trong tâm trí đối tác. Cũng chính vì điều đó mà tỷ lệ khách hàng, đối tác mong muốn tiếp tục hợp tác với doanh nghiệp của bạn trong những lần tiếp theo sẽ cao hơn.

Khi khách hàng hay đối tác đến bạn nên chủ động đứng dậy tiến tới và bắt tay với họ cùng với đó là sử dụng những ngôn ngữ nhiệt tình để chào đón. Khi họ rời đi hãy gửi lời chào lời cảm ơn đến với họ, cũng như lời hẹn gặp lại vào lần sau. Chỉ những điều đơn giản như thế sẽ khiến khách hàng cảm thấy họ được tôn trọng và luôn được quan tâm.

Bên cạnh đó lúc giao tiếp trong kinh doanh hãy luôn sử dụng ngôn ngữ hình thể linh hoạt để biểu lộ cảm xúc, suy nghĩ của bạn cũng như sự nhiệt tình, thân thiện và chân thành đối đãi với các khách hàng. 

Biểu cảm gương mặt:

Nét mặt của bạn nên dịu dàng, vui vẻ và sáng sủa nhằm thể hiện tinh thần tích cực. Một nụ cười rạng rỡ trên môi là điều không thể thiếu trong nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh, nó sẽ là cầu nối giúp bạn gần gũi, thân thiết hơn với khách hàng và đối tác của mình. Ngoài ra, nụ cười còn thể hiện sự nhiệt tình, nhiệt huyết của bạn đối với công việc đang làm. Điều này sẽ làm cho đối tác cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp với bạn.

Ngoài ra luôn chú ý giao tiếp ánh mắt với khách hàng. Điều này không những giúp bạn có thể tập trung vào việc lắng nghe vấn đề của họ mà còn khiến cho đối tác thấy được rằng mình được quan tâm và bạn có thể hiểu được những vấn đề, yêu cầu mà họ mong muốn tồn tại trong thương vụ kinh doanh này. Tuy nhiên việc giao tiếp ánh mắt cũng cần phải linh hoạt tránh những hành động có thể gây bất lợi trong giao tiếp như: nhìn chằm chằm vào khách hàng, nhìn trộm hay nhìn ngang liếc dọc,…Những điều này sẽ khiến cho họ cảm thấy mình không có được sự tôn trọng cần có và bạn chỉ đang làm việc cho có mà thôi. Vậy nên hãy nhìn vào mắt khách hàng khoảng 70% thời gian cuộc trò chuyện, lâu lâu có thể nhìn xuống dưới hoặc sang chỗ khác để không làm khách hàng cảm thấy mình bị soi mói, gây mất hảo cảm. 

Cử chỉ và phong thái khi giao tiếp trong kinh doanh

Khi nói chuyện với khách hàng hay đối tác, hãy luôn giữ phong thái thoải mái và hơi hướng người về phía trước một cách vừa phải. Điều này thể hiện được rằng bạn đang chăm chú lắng nghe, hứng thú với điều họ chia sẻ. Ngoài ra hành động giúp bạn có thể đến gần hơn với khách hàng nghe rõ những vấn đề họ đang gặp phải, nhu cầu, mong muốn về sản phẩm/ dịch vụ cung cấp.

Bên cạnh đó, trong lúc đối tác đang nói về sự việc nào đó, bạn không nên ngắt lời của họ mà thay vào đó là gật đầu để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và thông cảm với những gì mà khách hàng đang đề cập.

Ngoài ra trong lời nói của bạn cũng cần phải thể hiện thiện chí với đối tác. Những câu nói mang ý nghĩa tích cực, đón nhận những ý kiến của họ. Giọng nói chính là phương tiện giúp bạn truyền tải thông điệp kinh doanh với khách hàng và đối tác. Nếu mắc các khuyết điểm trong giọng nói, các thông tin mà bạn nói rất dễ bị sai, không trọn ý nghĩa mà sản phẩm/ dịch vụ đem đến, thậm chí còn gây khó chịu cho đối tác khi cứ phải hỏi đi hỏi lại một vấn đề.

Từ đó có thể thấy rằng, đối với nhân viên sale hay nhân viên kinh doanh, đàm phán giỏi thì cần phải hội tụ đủ 2 yếu tố giọng nói và ngôn ngữ hình toát lên phong thái, bản lĩnh. Và nếu như bạn chưa tự tin về khả năng giao tiếp của mình hãy đến ngay với những khóa học tại THALIC VOICE. Mỗi khóa học đều hướng tới việc cải thiện kỹ năng của bản thân, các vấn đề như lỗi giọng nói, giọng địa phương, nói ngọng,…hay ngôn ngữ hình thể thiếu lịch hoạt, hình thành nên phong thái cá nhân.

Có thể thấy rằng để trở thành một nhân viên kinh doanh giỏi cùng con đường thăng tiến rộng mở thì bạn cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh hiệu quả cùng với các nguyên tắc cơ bản nhất khi giao tiếp với khách hàng và đối tác. Trên đây là những nguyên tắc mà THALIC VOICE muốn chia sẻ với bạn. Tuy nhiên, nghệ thuật giao tiếp là một lĩnh vực cần sự khéo léo, nhạy bén của bạn. Vậy nên hãy vận dụng nó một cách sáng tạo trong công việc của mình bạn nhé.